『「後払購買取引」における「代金支払取引」』を『「現金出納帳」又は「預金出納帳」に入力する方法』及び「入力後における確認方法」等を、下記項目に従って、ご紹介させて頂きます。

 

 

なお、ここでの内容を理解して頂くためには、

  • 『「後払購買取引」における「代金支払取引」』の「内容」に対する理解が必要となります。

もし、上記につきましてよくわからないという場合には、後払購買取引（代金支払取引）の概要を先にご覧ください。

 

 

Ⅰ：「現金支払による代金支払取引」の「現金出納帳」への入力

「現金支払（直接支払、現金振込）」により「物品代金・サービス代金」を支払った場合における、『「後払購買取引」における「代金支払取引」』は、「現金出納帳」に入力することになります。

ここでは、

  • 「現金出納帳」への入力方法
  • 「現金出納帳」への入力例示
  • 入力後の確認方法

につき、以下でご紹介させて頂きます。

 

１、「現金出納帳」への入力方法

１）入力基書類

「現金出納帳」への入力は、

「代金支払取引」で入手した「領収書（直接支払の場合）」「振込受領書、ATM利用明細書（現金振込の場合）」を入力基書類として入力を行います。

 

２）現金出納帳への入力単位

「現金出納帳」への入力は、

「領収書」又は「振込受領書、ATM利用明細書」等からの入力であるために、１つ１つの「代金支払取引」単位での入力になります。

後払購買取引（代金支払取引）の会計帳簿入力の入力単位（現金支払）

 

３）「現金出納帳」へのアクセス

「現金出納帳」の入力画面にアクセスし、「該当する月」を選択します。

「現金出納帳」へのアクセスは、⇒コチラをご覧ください。

 

４）「現金出納帳」への入力事項

「現金出納帳」への入力事項は、以下①～⑤までのものとなります。

①日付の入力
「現金出納帳」の日付は、「領収書に記載された日（支払日）」又は「振込受領書、ATM利用明細書に記載された日（支払日）」を入力します。

 

②「相手勘定科目」の選択入力
  • 現金支払の理由は、「会社が、支払先（購入先）に対する買掛金、未払金の支払義務を履行したことによるもの（支払義務が消滅したことによるもの）」であるため、
  • 相手勘定科目には、「買掛金」又は「未払金」を選択入力します。

『現金出納帳の「相手勘定科目」』には、「現金の入金・出金理由となった事象」を入力することが必要となります。

「代金支払取引」で、「現金」を支払うこととなった理由は、

  • 会社が負っていた『購入先（支払先）に対する「物品代金・サービス代金」の支払義務（＝買掛金、未払金）』を履行し、これらの支払義務が消滅したことによるものです。

このため『現金出納帳の「相手勘定科目」』には「買掛金」又は「未払金」という勘定科目を入力します。

 

③「相手補助科目」の選択入力
相手補助科目には、「購入先（支払先）の名称」を選択入力します。

『「後払購買取引」における「購入取引」』では、「買掛金」「未払金」という勘定科目に対して、支払先別に支払義務を管理するために、「支払先の名称」を補助科目として設定しています。

他方『「後払購買取引」における「代金支払取引」』では、特定の支払先に対する支払義務（「買掛金」「未払金」）を消滅させることが必要となるため、減少させる「買掛金」「未払金」に対しても「支払先の名称」を補助科目として入力することが必要となります。
（なお、この場合の「支払先名称」は、「購買取引」で計上した「買掛金」「未払金」に付けたものと同じ「支払先名称」とすることが必要となります。）

この入力より、『特定の支払先に対する「買掛金」「未払金」』の減少を会計帳簿に反映させることができます。

 

④摘要欄
記載する事項は、特にないです。

 

⑤支払金額（支出）欄
・直接支払の場合には、「領収書に記載された金額」を入力します。
・現金振込の場合には、「振込受領書、ATM利用明細書に記載された金額」を入力します。

 

５）「支払証憑（領収書、振込受領書等）」への「入力済み」の記入

上記１）の「現金出納帳」への入力が完了した時点で、「領収書」や「振込受領書、ATM利用明細書」から「現金出納帳」への入力漏れや二重入力を防止するために、

「領収書」「振込受領書、ATM利用明細書」に「入力済み」の記入を行います。

 

 

２、「現金出納帳」への入力例示

以下では「例示に示す代金支払取引」を用いて、「現金出納帳」への具体的な入力をご紹介させて頂きます。

 

１）例示（掛仕入取引に係る代金支払取引）

前提（購入取引）

５月にA商店から請求金額53,000円の「仕入取引に係る請求書（請求書日付５月１０日）」を入手している。この「掛仕入取引に係る購入取引」については、会計帳簿に入力済である。
※この取引の「振替伝票」入力につきましては、⇒「購入取引の振替伝票への入力」の『Ⅱ「振替伝票」への入力例示』の「例示①」をご覧ください。

支払取引の例示

５月３１日に㈱A商店に「掛仕入代金」53,000円を現金振込により支払った。

金融機関から以下の「振込受領書」が発行され会社に保管されている。

掛仕入取引の例示①（振込受領書）

 

２）入力例示

①「現金出納帳」の入力画面にアクセスし、「期間：５月」を選択します。

②日付(0531)を入力します。

③相手勘定科目欄に「買掛金」という勘定科目を選択入力します。

④相手補助科目欄に「㈱A商店」という補助科目を選択入力します。

⑤摘要欄は「記載不要」です。

⑥支出金額欄に「現金支出金額である53,000円」を入力します。

後払購買取引の代金支払取引の例示（現金支払）

⑦上記の「現金出納帳」の入力が完了した時点で、「領収書（控）」に「入力済み」の記入を行います。

掛仕入取引の例示①（振込受領書の記入済み記載）

 

３、入力後の確認

「領収書」「振込受領書・ATM利用明細書」から「現金出納帳」への入力が完了した時点において、以下の事項の確認を行うことにより、適切に「代金支払取引」の入力がなされていることをご確認下さい。

 

１）すべての「支払証憑」が「現金出納帳」に入力されていることの確認

すべての「支払証憑（領収書や振込受領書・ATM利用明細書）」が漏れなく「現金出納帳」に入力されていることを確認するために、

すべての「領収書」「振込受領書・ATM利用明細書」に「入力済み」の記入がなされていることを確認します。

 

２）「支払証憑」と「現金出納帳」との照合確認

「支払証憑（領収書、振込受領書（ATM利用明細書）」と「現金出納帳」の記載内容の一致を確認して下さい。

後払購買取引（代金支払取引）の入力後確認

 

３）「現金出納帳」と「現金の実際残高」との確認

「現金出納帳へ入力すべき項目」が適切に入力なされている場合には、「現金出納帳の現金残高」と「実際の現金有高」とが一致することになります。

このため、「現金支払取引」の入力が完了した場合には、

  • 「現金出納帳」の現金残高と
  • 実際の現金有高

とが一致していることを確認することが必要となります。

 

Point !　『「現金出納帳」の現金残高』と「現金有高」の一致確認

本来、現金出納帳への売上・仕入・費用等の入力は毎日行い、「現金出納帳の現金残高」と「現金の実際有高」との一致確認を行うことが望ましいです。

ただし、本業が忙しい等により、現金出納帳への入力が不定期になる場合には、「現金出納帳の現金残高」と「実際の現金有高」との一致確認も不定期となります。

この場合には、確認日までの「すべての現金の入金・出金を伴う取引」を現金出納帳へ入力し、その上で「現金出納帳の確認日における現金残高」と「確認日時点の実際の現金有高」との一致確認を行います。

後払購買取引の代金支払取引の「現金出納帳」と「現金有高」との一致確認

 

 

Ⅱ：「預金支払による代金支払取引」の「預金出納帳」への入力

「預金支払（預金振込、口座引落）」により「物品代金・サービス代金」を支払った場合における、『「後払購買取引」における「代金支払取引」』は、「預金出納帳」に入力することになります。

ここでは、

  • 「預金出納帳」への入力方法
  • 「預金出納帳」への入力例示
  • 入力後の確認方法

につき、以下でご紹介させて頂きます。

 

１、「預金出納帳」への入力方法

１）入力基書類

「預金出納帳」への入力は、

「代金支払取引」により記帳された「預金通帳の引出記録」を入力基書類として入力を行います。

 

２）預金出納帳への入力単位

「預金出納帳」への入力は、

「預金通帳の引出記録」からの入力であるために、１つ１つの「代金支払取引」単位での入力になります。

後払購買取引（代金支払取引）の会計帳簿入力の入力単位（預金支払）

 

３）「預金出納帳」へのアクセス

「預金出納帳」の入力画面にアクセスし、「該当する月」を選択します。

「預金出納帳」へのアクセスは、⇒コチラをご覧ください。

 

４）「預金出納帳」への入力事項

「預金出納帳」への入力事項は、以下①～⑤までのものとなります。

①日付の入力
「預金出納帳」の日付は、「預金通帳に記載された引出日」を入力します。

 

②「相手勘定科目」の選択入力
  • 預金支払の理由は、「会社が、支払先（購入先）に対する買掛金、未払金の支払義務を履行したことによるもの（支払義務が消滅したことによるもの）」であるため、
  • 相手勘定科目には、「買掛金」又は「未払金」を選択入力します。

『預金出納帳の「相手勘定科目」』には、「預金の入金・出金理由となった事象」を入力することが必要となります。

「代金支払取引」で、「預金支払（預金振込、口座引落）」を行うこととなった理由は、

  • 会社が負っていた『購入先（支払先）に対する「物品代金・サービス代金」の支払い義務（＝買掛金、未払金）』を履行し、これらの支払義務が消滅したことによるものです。

このため『預金出納帳の「相手勘定科目」』には「買掛金」又は「未払金」という勘定科目を入力します。

 

③「相手補助科目」の選択入力
相手補助科目には、「購入先（支払先）の名称」を選択入力します。

『「後払購買取引」における「購入取引」』では、「買掛金」「未払金」という勘定科目に対して、支払先別に管理するために、「支払先の名称」を補助科目として設定しています。

他方『「後払購買取引」における「代金支払取引」』では、特定の支払先に対する支払義務（「買掛金」「未払金」）を消滅させることが必要となるため、減少させる「買掛金」「未払金」に対しても「支払先の名称」を補助科目として入力することが必要となります。
（なお、この場合の「支払先名称」は、「購買取引」で計上した「買掛金」「未払金」に付けたものと同じ「支払先名称」とすることが必要となります。）

この入力より、『特定の支払先に対する「買掛金」「未払金」』の減少を会計帳簿に反映させることができます。

 

④摘要欄
記載する事項は、特にないです。

 

⑤引出金額欄
「預金通帳の引出金額」を入力します。

 

５）「預金通帳」への「入力済みチェック」の記入

上記１）の「預金出納帳」への入力が完了した時点で、「預金通帳の入金引出記録」から「預金出納帳」への入力漏れや二重入力を防止するために、

「預金通帳の引出金額」の横に「入力済みのチェック」の記入を行います。

 

 

２、「預金出納帳」への入力例示

以下では「例示に示す代金回収取引」を用いて、「預金出納帳」への具体的な入力をご紹介させて頂きます。

 

１）例示（後払経費取引における代金支払取引の場合）

前提（購入取引）

１０月にB商店から請求金額44,280円の「経費取引（消耗品の購入）に係る請求書（請求書日付１０月１０日）」を入手している。この「後払経費取引に係る購入取引」については、会計帳簿に入力済である。
※この取引の「振替伝票」入力につきましては、⇒「購入取引の振替伝票への入力」の『Ⅱ「振替伝票」への入力例示』の「例示②」をご覧ください。

支払取引の例示

１０月３１日に㈱B商店に対して三井住友銀行の普通預金口座から「物品代金」44,280円を預金振込により支払った。

会社の預金通帳には、以下の引出記帳がなされている。

後払経費取引の例示②（通帳記録）

 

２）入力例示

①「預金出納帳」の入力画面にアクセスし、

  • 勘定科目：「普通預金」、補助科目：「三井住友銀行」を選択します。
  • 「期間：１０月」を選択します。

②日付(1031)を入力します。

③相手勘定科目欄に「未払金」という勘定科目を選択入力します。

④相手補助科目欄に「B商店」という補助科目を選択入力します。

⑤摘要欄は「記載不要」です。

⑥引出金額欄に「預金支払金額である44,280円」を入力します。

後払購買取引の代金支払取引の例示（預金支払）

⑦上記の「預金出納帳」の入力が完了した時点で、「預金通帳の引出金額」の横に「入力済みのチェック」を記入します。

後払経費取引の例示②（通帳記録）入力済みチェック

 

３、入力後の確認

「預金通帳の引出記録」から「預金出納帳」への入力が完了した時点において、以下の事項の確認を行うことにより、適切に「代金支払取引」の入力がなされていることをご確認下さい。

 

１）すべての「通帳の引出記録」が「預金出納帳」に入力されていることの確認

すべての「代金支払に係る預金通帳の引出記録」が漏れなく「預金出納帳」に入力されていることを確認するために、

すべての「代金支払に係る預金通帳の入金引出記録」に「入力済みのチェックマーク」が記入されていることを確認します。

 

２）「預金通帳の引出記録」と「預金出納帳」との照合確認

「預金通帳の引出記録」と「預金出納帳」の記載内容の一致を確認して下さい。

後払購買取引（代金支払取引）の入力後確認（預金支払）

 

３）「預金出納帳」と「預金通帳の残高」との一致確認

「預金出納帳へ入力すべき項目」が適切に入力なされている場合には、「預金出納帳の預金残高」と「実際の預金通帳残高」とが一致することになります。

このため、「預金回収取引」の入力が完了した場合には、

  • 「預金出納帳」の残高と
  • 「預金通帳」の預金残高

とが一致していることを確認することが必要となります。

後払購買取引の代金支払取引の「預金出納帳」と「預金通帳残高」との一致確認

 

 

Ⅲ：「買掛金」「未払金」の確認

『「代金支払取引」の入力が完了した時点』等におきまして、

  • 「補助元帳」における「支払先別の買掛金、未払金の残高」と
  • 「実際の支払先に対する未払金額」とが

一致していることを確認します。

「後払購買取引」におきましては、

  • 「購入取引」により「支払先別の買掛金、未払金」の増加が会計帳簿に入力され、
  • 「代金支払取引」により「支払先別の買掛金、未払金」の減少が会計帳簿に入力されます。

この「支払先別の買掛金、未払金」がいくら残っているのかにつきましては、「補助元帳」で確認することができます。

この「補助元帳における買掛金、未払金の残高」と「実際の未払金額」とが一致しているか否かを確認しておくことが必須となります。

 

確認の持つ意味

上記の金額が一致していることを確認することは、

  • 『「後払購買取引」における「購入取引」』の会計帳簿への入力が適切に行われていること
  • 『「後払購買取引」における「代金支払取引」』の会計帳簿への入力が適切に行われていることを、

まとめて確認することができるという意味を持ちます。

 

不一致の場合

上記の金額が不一致となる場合には、

  • 『「後払購買取引」における「購入取引」』の会計帳簿への入力か
  • 『「後払購買取引」における「代金支払取引」』の会計帳簿への入力かの

いづれかで入力ミスが起こっていることを示しています。

このような場合には、どこで入力ミスが起こっているのかを把握し、修正入力を行う必要があります。

 

確認頻度

上記の確認は、できる限り毎月行うようにして下さい。

毎月単位で確認することは、結果的に「確認作業」や「入力ミスの把握作業」にとって効率的であると考えます。

 

また、会計年度末には、必ずこの確認を行うようお願い致します。

 

 

税理士事務所・会計事務所からのPOINT

「代金支払取引」の「現金出納帳」「預金出納帳」への入力につきましては、

  • 「現金の支払事実（領収書、現金振込用紙の控え等）」や「預金の入金事実（通帳の入金記帳）」に基づく入力となること
  • それぞれの帳簿への「相手勘定科目」の入力が「買掛金や未払金」という「定型的な勘定科目」になることから

難しい入力ではないと思います。

 

ただし、「代金支払取引」が多くなるような場合には、

  • 入力作業に時間、労力が掛かる
  • 入力数が多くなると入力ミス、入力漏れ、二重入力が生じてしまう　etc.

実務上、やっかいな点があります。

このため、「代金支払取引」が多くなる会社におきましては、

  • できる限りコマメに入力を行い
  • 入力ミス等が起きないよう、入力後における確認を行って頂きますようお願い致します。