ここでは、『「出張手当」が支給される実務上の理由』や『「出張手当」に対して設けられている「非課税取扱に関する要件」』等を、以下の事項に従い、ご紹介させて頂きます。

 

 

 

Ⅰ:「出張に係る費用」と「出張手当」の関係

『「出張手当の非課税取扱」に関する「税務上の規定内容」』をご理解頂くためには、

まず『「出張かかる費用」の原則的な取扱い』や『「出張手当」が実務上支給される理由』をご理解頂くことが必要となると考えます。

このため、ここでは最初に、

  • 下記1で「出張に係る費用の内容」と「出張費用に対する原則的な取扱」をご紹介させて頂くとともに、
  • 下記2で、原則的取扱の代わりに「出張手当」が支給される実務上の理由をご紹介させて頂きます。

 

1、「出張に係る費用」と「出張費用の原則的な取扱」

会社業務のために出張した場合には、

 出張地までの「交通費」  出張地での「宿泊料」  出張地域内での「交通費」  
 その他「雑経費」など

諸々の費用が発生しますが、

これらのうち、「会社業務に関する費用」につきましては、原則的には「実費精算」されることとなります。

すなわち、

  • 出張後等において出張者から『「出張にかかった費用」の領収書等』を受取り、会社から出張者に対して「その費用に相当する金銭を支払うとともに、
  • 当該「領収書」等に基づいて、会社の会計帳簿に「その費用の性質」に応じて「会社の経費旅費交通費等)」を計上することとなります。

 

出張手当の課税・非課税:実費精算の概要

 

このため、「出張にかかった費用」のうち

見出(見出矢印:背景水色)見出丸(小) 出張地までの交通費 見出丸(小) 出張地での宿泊費 見出丸(小) 出張地内での交通費 」等につきましては、

出張者から「領収書」等が提出されることにより「実費精算」されるとともに、
当該「領収書」等に基づいて、会社の会計帳簿に「旅費交通費」として計上することとなります。

見出(見出矢印:背景水色)また「 見出丸(小) 出張地で発生した諸経費 」につきましては、

出張者から領収書等が提出されることにより「実費精算」されるとともに、
当該「領収書」等に基づいて、会社の会計帳簿に「その費用に応じた勘定科目」で計上されることとなります。

 

2、実務上「出張手当」が支給される理由

上記1でご紹介させて頂きましたように「出張にかかる費用」につきましては、原則実費精算」されることが前提となりますが、

 

実務上では、

見出(見出矢印:背景水色)上記の「出張にかかる費用」のうち「宿泊費用」や「出張地内での少額交通費」などにつきましては、

原則的な「実費精算の代わりに「出張手当」が出張者に支給されたり、

見出(見出矢印:背景水色)出張に伴い発生すると想定される「出張者の生活実費を補填する目的で、

出張日当」等の「出張手当」が出張者に支給されることがあります。

 

このため、ここでは、

  • 宿泊費」や「少額交通費の実費精算の代わりに「出張手当」が支給される実務上の理由
  • 「出張に伴う出張者の生活実費を補填するために「出張手当」が支給される実務上の理由

を以下(1)(2)におきましてご紹介させて頂きます。

 

1)「宿泊費用」の実費精算の代わりに「出張手当」が支給される理由

「出張にかかる費用」のうち「宿泊費用」につきましては、

「実際の宿泊費用」の実費精算に代えて実務上出張手当」として出張者に支払われる場合があります。

 

見出三角(小) 「宿泊費用」が「出張手当」として支給される実務上の理由

宿泊を必要とする出張では、ホテル等に宿泊することが必要となりますが、
出張者の現地における移動の便宜等を考慮して、宿泊先の決定については、出張者自身に委ねることが実務上多くあります。
・また、従業員・役員の出張等が多い会社等におきましては、事前に出張者の行動予定を確認し、適切な宿泊先を選定することは、会社の事務負担が増加することとなることから、宿泊先の決定については、出張者に委ねることが実務上多くあります。

上記のように宿泊先を出張者の決定に委ねることは、会社や出張者にとってメリットがありますが、
「宿泊に関するすべての決定」を無制限に委ねてしまっては、不必要に豪華なホテル等に宿泊する方が出てきてしまう等の恐れがあり、
このような場合には、出張者間でのバランスを欠くこととなってしまいます。

このため、実務上では

  • 出張者に宿泊先の決定委ねるとともに、
  • 出張者間での宿泊費のバランスを適切に保つ等の目的から

出張にあたり宿泊が必要となる場合には、

・「宿泊費用の実費精算に代えて

・「予め定めた宿泊費相当額」を「出張手当」として支給する場合があります。

 

2)「出張日当」としての「出張手当」が支給される理由

出張が行われた場合には、

・「出張地域内での少額な交通費」の実費精算を省略するため
・「出張に伴って追加的に発生すると考えられる出張者の生活費用を補填する目的等から、

出張日当」というものを「出張手当」として支給することがあります。

 

見出三角(小) 「出張地域内での細かな交通費」の実費精算に代えて「出張日当」が支給される理由

出張を行う場合には「出張地域内での細かな交通費」が発生することが想定されますが、「これらの細かな交通費」まで実費精算する場合には、その実費精算にかかる出張者・会社の事務負担等が重くなることが考えられます。

このため、実務上では、「出張地における少額な交通費等」につきましては、
事後的な実費精算に代えて、「予め発生が予想される程度交通費」を「出張日当」として支給することがあります。

 

見出三角(小) 『出張に伴う「出張者の生活費用」』を補填するために「出張日当」が支給される理由

「宿泊等を伴う出張」におきましては、業務時間外に「宿泊」という「日常生活とは異なる拘束」が生じる結果、
出張者に対して『通常の日常生活では発生しないような生活経費の負担』をかけてしまうことが予想されます。
(例えば、通常であれば家で食事を作ることができるにも拘らず、出張にあたっては外食を行わなければならない。通常であれば家にある生活用品を使用できるが、出張にあたっては、生活用品の購入が追加で必要となる。etc.)

この点、「会社の業務に関係する出張費用」につきましては、上記1でご紹介させて頂きましたように「実費精算」を行うことができますが、
出張に伴い追加的に発生する出張者の生活費用」』につきましては、上記の「実費精算の対象とはなりません

このため、実務上では、『出張に伴い追加的に発生する出張者の生活費用」』を実費補填する目的で、
通常発生すると予想される程度生活費用の追加負担額」を「出張日当」として支給することがあります。

 

 

Ⅱ:「出張手当」が税務上「非課税支給額」として取り扱われる理由

上記Ⅰ-2でご紹介させて頂きましたように、出張が行われた場合には、実務上、

  • 「宿泊費用」や「少額交通費」を実費精算する代わりに、
  • 「出張に伴う出張者の生活実費」を会社が補填するために、

出張手当」が「給与」として支給されることがありますが、

会社から出張者に対して支給される「出張手当」は、

一定の要件」の下で、従業員や役員の個人所得税・個人住民税を計算する場合に「非課税支給額として扱うことができます

ここでは、この「出張手当」を『「非課税支給」とすることができる理由』をご紹介させて頂きます。

 

見出(見出矢印) 「出張手当」の経済的利益の提供」という側面

『「出張手当」の支給』は、「課税支給額」と同様、会社から従業員への「経済的利益の提供」であり、

本来的には、「課税支給額」と同様に、従業員個人の所得税・住民税の計算上「課税支給額」として取り扱われるべきものとなります。

 

見出(見出矢印) 「出張手当」の「実費精算支給」「実費補填支給」という側面

他方、会社が出張者に対して支給する「出張手当」は、

上記Ⅰ-2でご紹介させて頂きましたように、

見出丸(小) 「出張時の宿泊費用実費精算に代えて出張者に支給されるものであったり、

見出丸(小) 「出張時の少額交通費実費精算に代えて出張者に支給されるものであったり、

見出丸(小)出張に伴い追加的に発生する出張者の生活費用」』を補填するために出張者に支給されるものである、

という側面を持つことから、

このような「実費精算・実費補填のために支給されている支給額」に対して、所得税住民税が課税されてしまうと、
所得税や住民税分だけ「会社から支給された実費精算目的実費補填目的が損なわれてしまうことが想定されます。

このため、税務上(所得税・住民税)では、「出張者税負担に配慮する」ため、

『「出張手当」として支給されるもの』が、「宿泊費用や少額交通費の実費精算」や「出張に伴う生活実費の補填」であると考えられる場合には、所得税・住民税の計算対象から除外し非課税支給額」として取り扱うことを認めています。

 

見出(見出矢印) 「出張手当」に対する税務上の課税政策

ただし、税務上では、

「出張手当」が「会社から従業員・役員に対する経済的利益の提供」であるという面も考慮して、

見出丸(小) 『「出張手当」という名目で支給されたもの』を「当然」「無制限」に「非課税支給額」として取り扱うのではなく

見出丸(小) その支給が「宿泊費用少額交通費に対する実費精算支給であったり「生活費用の追加負担部分補填支給」である場合限ってのみ、非課税支給額」として取り扱うこととしています。

このため、

税務上「出張手当」を「非課税支給額」として取り扱うためには、

それが「一定の非課税要件満たしていること」が要求されます。

 

 

Ⅲ:「出張手当」に係る「税務上の非課税要件」

「出張手当」につきましては、上記Ⅱでご紹介させて頂きましたように、

それが一定の非課税要件を満たして支給されている場合には、「非課税」として取扱うことができますが、

見出(見出矢印:背景水色)『会社から出張者に支給される「出張手当」』が、

どのような場合に「非課税支給額」として扱うことができるかの「出張手当非課税支給要件
直接記載した規定存在しません

 

見出(見出矢印:背景水色)他方、税務上『会社から従業員・役員に対して支給する「旅費」』につきましては、

それがどのような場合に「非課税支給額」として取扱うことができるかを記載した規定が「所得税法基本通達9-3」に存在します。

 

見出(見出矢印:背景水色)この点、
・「出張手当」は『「旅費宿泊費少額交通費)の実費精算」として会社から出張者に支給されているもの』であり、
・「出張手当」は「旅費に含まれるものであると考えることができるため、

『「出張手当」の「非課税要件」』を考える場合には、

この『「所得税法基本通達9-3」に規定されている「旅費に対する非課税要件」』に準じて、「出張手当の非課税要件」を考えることとなります。

 

このため、ここでは、

  • まず、下記1で「旅費非課税要件」を記載した「所得税法基本通達9-3という規定をご紹介させて頂き、
  • その後、下記2で「出張手当非課税要件」をご紹介させて頂きます。

 

1、「所得税法基本通達9-3」の規定

税務上「所得税法基本通達9-3」においては、

「旅費」が会社から役員・従業員に支給される場合につき、『「その支給額」を「非課税支給額」として取扱う』ためには、以下のような要件を満たすことが必要となると規定しています。

 

まず、「所得税法基本通達9-3」では、

会社から従業員・役員に支払われる「旅費」について、
旅行目的目的地行路若しくは期間の長短宿泊の要否旅行者の職務内容及び地位等からみて、
『その旅行通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内で「支給される金額」』は「非課税」とする。

と規定しています。

 

さらに、上記の記載における『「旅費の支給額」が「旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内」』に該当するためには、

(1)「旅費の支給額」が、
その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであり、

(2)「旅費の支給額」が、
その支給をする使用者等と同業種同規模他の使用者等が一般的に支給している金額照らして相当と認められるものであることが必要となる。

と規定しています。

 

2、「出張手当」の「非課税要件」

『「旅費」についての「非課税要件」』が上記1のように規定されていることから、

「出張手当」を「非課税支給額」として取り扱うためには、

・「所得税法基本通達9-3」の「旅費」を「出張手当」と読み替え、「旅行」を「出張」と読み替え、

・会社から従業員・役員に対して支給される「出張手当」が、これらの「非課税要件をクリアしているか否か

を検討することが必要となります。

 

すなわち、税務上「出張手当」が「非課税支給」として認められるためには、

会社から出張者に対して支給される「出張手当」が、
事前に定められた『会社の役員・従業員すべてを対象したバランスの取れた基準」等』に基づいて支給されていること

及び

出張手当の支給金額」が、
同業種、同規模の会社等で一般的に支給されている金額」と比較して「妥当な金額」であること

2つの要件を満たし、

結果として、

会社から従業員・役員に対して支給される「出張手当」が、

その出張通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内支給されていること

が必要となります。

 

 

Ⅳ:『「出張手当」に係る「非課税要件」』の具体的考察

上記Ⅲでは、『「出張手当」を「非課税支給額」として取扱うための2要件』をご紹介させて頂きましたが、

ここでは、この「2要件」をさらに具体的にご紹介させて頂きます。

 

1、「一定の基準」に基づく支給の必要性

「出張手当」が「非課税支給額」として認められるためには、

上記Ⅲ-2でご紹介させて頂きました「1つ目の要件」である

「出張手当」が会社の役員・従業員すべてを対象したバランスの取れた基準」に基づいて支給されていること

が必要となります。

 

見出三角(小)すなわち、従業員・役員に対して「出張手当」を支給する場合には、

  • どの従業員・役員が出張した場合であっても、「出張手当を支給することが必要となり、
  • その支給内容につきましても、出張の長短宿泊の要否、その出張者の職務内容及び地位等を考慮した「バランスの取れた額」を支給することが必要となります。

 

見出三角(小)このため、

  • 特定の個人が出張を行った場合にのみ「出張手当」が支給されている場合や、
  • 同水準の地位等であるにも拘らず、その支給額が個人によって異なるような場合には、

前者の要件を満たさず単なる特定個人に対する経済的利益の支給と看做され)、
この場合には、支給された「出張手当」を「課税支給額として取り扱うことが必要となります。

 

見出三角(小)従いまして、
上記ような支給の矛盾が生じないように、「出張手当」を支給する場合には、

事前に「旅費規定」又は「出張手当規定」等を作成し、

・当該「規定に基づいて「出張手当」が支給されていることが必要となると考えます。

 

 

2、「支給金額」の妥当性

「出張手当」が「非課税支給額」として認められるためには、

上記Ⅲ-2でご紹介させて頂きました「2つ目の要件」である

「支給金額」が「同業種同規模の会社等で一般的に支給されている金額」と比較して妥当な金額」であること

が必要となります。

 

見出三角(小)従いまして、「旅費規定」又は「出張手当規程」等で、「出張手当の支給額」を決定する場合には、

「出張手当」として支給する「手当の内容宿泊手当出張日当など)」ごとに、

  • それらを「支給する目的宿泊費の実費精算目的少額交通費追加発生する生活費の補填目的)」や
  • 同業種、同規模の会社等で一般的に支給されている金額」等を考慮して、

常識的な範囲内で」支給額を決定することが必要となると考えます。

 

なお、『「出張手当の支給額」の妥当性』を判断する場合には、以下①~③の参考情報もご考慮頂ければと考えます。

 

「支給額の決定」のための参考情報

① 「宿直手当」「当直手当」における「非課税支給額の規定」

従業員等が宿直・日直を行う場合には、税務上4,000円までの支給額は非課税支給として取扱うことができます。

従業員等が宿直・日直を行う場合には、「宿直手当」「日直手当」として支給される金額のうち4,000円までの部分は、税務上「非課税支給額」として取扱うことができます。

この『「宿直・日直手当」に係る「非課税限度額」』は、「出張日当の支給額を決定する場合にも参考にできる金額であると考えます。

※ なお、「宿直・日直手当の非課税取扱い」につきましては、別途『「宿直手当」「日直手当」に対する税務上の規定』に記載しておりますので、必要がある場合には、当該リンクページをご覧頂きますようお願い致します。

 

 「産労総合研究所」の調査結果

株式会社 産労総合研究所」というシンクタンクにより、2年毎に「国内・海外出張旅費に関する調査結果」が公表されています。

・会社が「宿泊料に係る出張手当」や「出張日当」を決定する場合
・「役職等に応じた支給額」のバランスを考慮する場合には、

「この会社の調査結果」も1つの目安になるのではないかと考えます。

なお、2015年度における調査結果は、以下のようになっております。

 

【宿泊に係る出張手当の支給額平均】

産労総合研究所の出張旅費の平均支給額(宿泊料)

 

【宿泊日当に係る出張手当の支給額平均】

産労総合研究所の出張旅費の平均支給額(宿泊日当)

 

 国家公務員等の旅費に関する法律」に規定されている「公務員の出張手当」

公務員に対して支給される出張手当」が、「国家公務員等の旅費に関する法律」に規定されています。

・会社が「宿泊料に係る出張手当」や「出張日当」を決定する場合
・「役職等に応じた支給額」のバランスを考慮する場合には、

「この国家公務員の出張手当」も1つの目安になるのではないかと考えます。

 

公務員の出張手当

 

 

Ⅴ:「出張手当」の「課税・非課税取扱い」の注意事項

最後に、「出張手当」に係る「課税・非課税の取扱い」についての注意事項をご紹介させて頂きます。

 

1、「出張手当」に課税支給額部分がある場合の注意事項

「出張手当」は、会社の自由裁量で支給される「任意手当」となります。

このため、上記Ⅳでご紹介させて頂きました「税務上の非課税限度」を超えて、会社が従業員に対して「出張手当という名目で金銭等を支給することに問題は生じません

ただし、『「税務上の非課税限度額を超えて支給された出張手当」』につきましては、

課税支給額」として取り扱うことが必要となることから、

このような場合には、

給与支給明細書」の「課税支給に「(課税出張手当」として記載し、

  • 「毎月の給与計算」時における「源泉所得税の計算対象含めること、
  • 「年度末の年末調整」時に、「年間給与所得税額の計算対象含めること、

が必要となります。

 

 例 示 

・会社から出張者に対して「出張手当出張日当)」という名目で7,000円が支給されている場合で、
・その「出張手当」の支給内容が以下のようなものである場合には、

旅費規定」に基づいて支給された部分:4,000円

「出張に対する慰労支給」としての支給した部分:3,000円

⇒「給与支給明細書」には、以下のように

  • 非課税支給額」である「出張手当(4,000円部分)」と
  • 課税支給額」である「出張手当(3,000円部分)」とを

区分して記載することが必要となります。

出張手当の課税・非課税:課税支給・非課税支給の給与支給明細書への記載

 

2、「宿泊費」等が二重に支払われている場合の注意事項

会社から出張者に対して「宿泊料を含んだ出張手当」が支給されているにも拘らず、

別途、出張者から提出された「宿泊費の領収書」に基づいて「実費精算」されているような場合には、

出張者に対して「宿泊費が二重に支給されていることとなってしまいますので、

宿泊費等が含まれている出張手当」を支給している場合には、この点につき十分ご注意頂ますようお願い致します。

 

3、定額の「出張手当」が支払われているような場合の注意事項

出張の多い従業員・役員に対して、『出張実績とは無関係毎月・一定金額出張手当」』を支給しているような場合、

当該「出張手当」は、「非課税支給」となるものではなく、

その他の「任意手当」と同様に、「課税支給額」として取扱うことが必要となります。

 

 出張手当を「非課税支給額」として取扱うための大前提として、「出張事実」に基づいて計算され支給されていることが必要となります。

従いまして、「出張事実」に基づいて計算・支払いされていない「出張手当」の支給につきましては、

  • 名目上は「出張手当」であっても、
  • 税務上は、「出張手当」として支給されるもののうち、「出張事実に基づかない支給部分」は「課税支給額」として扱われますので、ご注意下さい。

(  所得税基本通達28-3   )

 

4、税務調査等での注意事項

仮に「税務調査」等におきまして、

見出(見出矢印:背景水色)『非課税として取り扱っている「出張手当」』が、「出張に通常必要とされる費用」を超えていると認定されてしまった場合には、

見出丸(小)「出張手当」のうち、『「出張に通常必要とされる費用を超える金額」が、「課税出張手当」として認定され、
結果、『「源泉徴収漏れ」に係るペナルティー』を会社が負わなければならなくなる

見出丸(小)またそれが「役員に対する出張手当」である場合には、「その超過金額」が損金算入・非課税仕入とできない「役員報酬」と認定される等

大きな不利益を生んでしまう可能性がありますので、

「出張手当」を「非課税」として取扱う場合には、必ず上記Ⅳで記載させて頂きました要件を満たしているか否かの確認を十分行って頂ますようお願い致します。

 

 

税理士事務所・会計事務所からのPOINT

ここでは、『「出張手当」が支給される実務上の理由』や『「出張手当」に対して設けられている「非課税取扱に関する要件」』等をご紹介させて頂いております。

 

『「出張手当」が支給される実務上の理由』のご紹介につきまして

『「出張手当の非課税取扱」に関する「税務上の規定内容」』をご理解頂くためには、

まず『「出張かかる費用」の原則的な取扱い』や『「出張手当」が実務上支給される理由』をご理解頂くことが必要となると考えます。

このため、ここでは、上記Ⅰにおきまして、

  • 「出張に係る費用の内容」と「出張費用に対する原則的な取扱」をご紹介させて頂くとともに、
  • 『「出張手当」が支給される実務上の理由』をご紹介させて頂いております。

 

「出張手当」に係る「非課税取扱の理由」につきまして

「出張手当」は、それが、

  • 「宿泊費用」や「少額交通費」を実費精算する代わりに、
  • 「出張に伴う出張者の生活実費」を会社が補填するために、

支給されている場合に限り、

「税務上の特別の配慮」の下に「非課税支給額」として取扱うことを許容されているものとなります。

この点につきましては、本文Ⅱにその理由をご紹介させて頂いておりますので、一読して頂ますようお願い致します。

 

『「出張手当」に係る「税務上の非課税要件」』につきまして

「出張手当」につきましては、

「税務上の特別の配慮」の下に「非課税支給額」として取り扱われるものであることから、

  • たとえ「出張手当」という名目で支給されていても、
  • それが「税務上の非課税要件」を満たしていない場合には、「非課税支給額」として取扱うことはできません。

従いまして、「出張手当」を「非課税支給額」として取扱う場合には、

上記Ⅲ・Ⅳで記載させて頂きました「税務上の非課税要件」を満たしているか否かを十分にご検討頂ますようお願い致します。

 

『「出張手当」の「課税・非課税取扱い」の注意事項』につきまして

「出張手当」につきましては、それを「非課税支給額」として取扱うためには、「税務上の非課税要件」をクリアしていることが必要となります。

税務調査等におきまして、仮に「非課税支給額」として取り扱っている「出張手当」が「課税支給額」であると認定された場合には、
上記Ⅴ-4でご紹介させて頂きましたような不利益を被るリスクがあることから、

「出張手当」を「非課税支給額」として取扱う場合におきましては、
上記Ⅴでご紹介させて頂きました注意点等にご留意頂き、適切にご対応頂ますようお願い致します。