「勤怠管理」を行う場合には、「週単位での時間外労働時間」を把握・計算することが必要となります。そしてこの「週単位の時間外労働時間」を把握・計算するためには、その前提として、「週単位の労働時間」「週に含まれる(日単位)時間外労働時間」を把握・計算することが必要となります。

ここでは、弊税理士事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』の「勤怠管理簿」シートで行われる「週単位の労働時間の自動計算内容」及び「週に含まれる(日単位)時間外労働時間の自動計算内容」につき、以下の項目に従い、ご紹介させて頂きます。

 

 

 

Ⅰ:「週単位の労働時間・(日単位)時間外労働時間」の集計の必要性

「1週間あたりの労働時間・時間外労働時間」の集計把握の必要性

「勤怠管理」におきましては、

1日の労働時間が8時間を超える場合(1日単位の法定労働時間
          又は
1週間あたりの労働時間が40時間44時間)を超える場合には(1週間単位の法定労働時間

「その超えた労働時間」を「時間外労働時間」として把握することが必要となります。

そして上記のうち「1週間単位時間外労働時間」を算定するためには、

1週間単位の労働時間」から

  • その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』及び
  • 1週間単位の法定労働時間40時間又は44時間)」を

差引計算することが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):週単位の時間外労働時間の算定方法

 

このため「勤怠管理」において「週単位の時間外労働時間」の把握を行うためには、その前提として

・「週単位の時間外労働時間」の計算要素となる「週単位の労働時間」の集計把握

・「週単位の時間外労働時間」の計算要素となる「その週に含まれる日単位時間外労働時間」の集計把握

を行うことが必要となります。

 

『Excel「勤怠管理簿」』における「1週間単位の時間外労働時間」の自動計算

当該『Excel「勤怠管理簿」』では、

この「1週間単位の時間外労働時間」を自動で計算するために、

集計補助シートに【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】というものを設けて、

①「1週間単位の労働時間」から

  ②「1週間単位の法定労働時間40時間又は44時間)」

  ③『その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』を差引いて

④「各週における法定時間外労働時間」を自動計算しています。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):週単位の時間外労働時間の集計表

 

上記の「集計補助」シートにおける「1週間単位での労働時間と時間外労働の集計」では、

・①~③の計算要素となる時間は、当該「集計表」に直接入力をするのではなく、

「①1週間単位の労働時間」や「③その週間に含まれる日単位時間外労働時間」は、「勤怠管理簿シートから自動集計転記され、

「②1週間単位の法定労働時間40時間又は44時間)」は、「設定シートから自動転記されます。

 

当該ページでのご紹介内容

下記Ⅱ、Ⅲでは、

上記の『「集計補助」シートでの「週単位の時間外労働時間」の自動計算』のために必要となる

・「勤怠管理簿シートにおける「週単位の労働時間の自動集計内容及び
・「勤怠管理簿シートから「集計補助シートへの「週単位の労働時間の自動転記内容
・「勤怠管理簿シートにおける『その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』の自動集計内容及び
・「勤怠管理簿シートから「集計補助シートへの『その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』の自動転記内容

についてご紹介させて頂きます。

 

 

Ⅱ:「1週間単位の労働時間」の自動集計と自動転記

ここでは、『「集計補助」シートでの「週単位の時間外労働時間」の自動計算』の前提として行われる

  • 「勤怠管理簿」シートにおける『「週単位の労働時間」の自動集計内容』を下記1でご紹介させて頂くとともに、
  • 『「勤怠管理簿」シートから「集計補助」シートへの「週単位の労働時間」の自動転記内容』を下記2でご紹介させて頂きます。

 

1、「1週間単位の労働時間」の自動集計

「勤怠管理簿」シートでの「1週間単位の労働時間」の自動集計

上記Ⅰでご紹介させて頂きました「集計補助」シートの①「1週間単位の労働時間」欄に「1週間あたりの労働時間」を自動転記するために、

「勤怠管理簿」シートでは、【週単位  労働時間非表示)で「1週間あたりの労働時間自動で集計しています。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):週単位の労働時間の自動集計

 

見出(見出矢印)「週単位 労働時間」欄の非表示設定

上記の「週単位 労働時間」欄は、初期設定におきましては非表示となっております。

このため、「1週間単位の労働時間」についての自動集計過程を確認したい場合には、非表示となっている「週単位 労働時間」欄を再表示してご確認下さい。

なお、当該「週単位 労働時間」欄を再表示する場合には、「O列及びS列」を選択して、「P列からR列」再表示させて頂ますようお願い致します。

 

サンプル勤怠管理簿:週単位の集計期間の確認方法

 

「週単位の労働時間」の自動集計における計算過程

労働基準法におきましては、「時間外労働」と「法定休日労働」とは、原則、別個のものとして取り扱い、
時間外労働時間を計算する場合には、原則『「法定休日労働時間として計算された労働時間』は、除いて計算されます

 

このため、当該『Excel「勤怠管理簿」』におきましても、

「週単位の労働時間」を集計する場合には、

①「週単位の勤務時間」から②「週単位の法定休日労働時間」を差引いて計算しています。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):週単位の労働時間の自動集計過程

 

2、「勤怠管理簿」シートから「集計補助」シートへの自動転記

「勤怠管理簿」シートで自動集計された「週単位の労働時間」は、

「集計補助」シートの【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の「労働時間集計自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):週単位の労働時間の自動転記

 

 

Ⅲ:「その週に含まれる時間外労働時間」の自動集計と自動転記

ここでは、『「集計補助」シートでの「週単位の時間外労働時間」の自動計算』の前提として行われる

  • 「勤怠管理簿」シートにおける【『その週に含まれる「(日単位)時間外労働時間」』の自動集計内容】を下記1でご紹介させて頂くとともに、
  • 【「勤怠管理簿」シートから「集計補助」シートへの『その週に含まれる「(日単位)時間外労働時間」』の自動転記内容】を下記2でご紹介させて頂きます。

 

1、『その週に含まれる「(日単位)時間外労働時間」』の自動集計

上記Ⅰでご紹介させて頂きました「集計補助」シートの③「日単位時間外労働時間」欄に「その週に含まれる(日単位)時間外労働時間」を自動転記するために、

「勤怠管理簿」シートでは、「日単位 時間外労働で計算された「(日単位時間外労働時間」が週単位で自動集計されます。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):週単位での日単位労働時間の自動集計

 

2、「勤怠管理簿」シートから「集計補助」シートへの自動転記

「勤怠管理簿」シートで自動集計された『その週に含まれる「(日単位)時間外労働」』が

「集計補助」シートの【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の「日単位時間外労働時間のに自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):週単位での日単位労働時間の自動転記

 

 

Ⅳ:1週目の労働時間・(日単位)時間外労働時間の自動集計

『「週単位の労働時間」「その週に含まれる(日単位)時間外労働時間」の「原則的な集計」の内容』につきましては、上記Ⅱ・Ⅲでご紹介させて頂きましたものとなります。

ただし、『「給与計算対象期間における「1週目」の「労働時間等の集計期間」』が、「前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、
「1週目の労働時間の集計」及び「1週目の(日単位)時間外労働時間の集計」にあたり、別途「特殊な計算」を行うことが必要となります。

ここでは、この特殊な『1週目における労働時間等の集計計算の内容』を下記でご紹介させて頂きます。

 

「1週目の労働時間等の集計期間」が「当月」と「前月」を跨ぐ場合の計算

『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」の「初日」』と『「1週目の労働時間等集計期間」の「初日」』とが異なる場合、すなわち、

『「給与計算対象期間における「1週目」の「労働時間等の集計期間」』が、
前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、

見出(見出矢印)「1週目の労働時間の集計」につき、

①「一部労働時間」を『前月の給与計算対象期間における「最終週」』から引き継ぐとともに、

②「一部労働時間」を『当月の給与計算対象期間における「1週目」」』で集計し

と②の合計時間」として計算することが必要となります。

見出(見出矢印)また「1週目の(日単位)時間外労働時間の集計」につきましても、

①「一部の(日単位時間外労働時間」を『月の給与計算対象期間における「最終週」』から引き継ぐとともに、

②「一部の(日単位時間外労働時間」を『当月の給与計算対象期間における「1週目」』で集計し

①と②の合計時間」として計算することが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):1週目の労働時間・時間外労働時間の計算

 

「集計補助」シートでの「1週目の労働時間等の集計」

当該『Excel「勤怠管理簿」』におきましては、上記のような場合に対応するため

「集計補助」シートの【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】では、

1週目における「労働時間」「(日単位時間外労働時間」の集計計算』にあたり、

①「前月からの繰越労働時間」及び「前月からの繰越日単位時間外労働時間」と

②「1週目労働時間の集計時間」及び「1週目の(日単位時間外労働時間の集計時間との

合計時間を、「1週目労働時間」及び「1週目の(日単位時間外労働時間」として計算しております。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):1週目の労働時間・時間外労働時間の集計補助シートでの合計

 

以下におきましては、この『1週目の「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」の集計内容』である、

  • 『前月から繰越される「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」の自動転記の内容』
  • 『1週目における「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」の自動集計・自動転記の内容』

をそれぞれご紹介させて頂きます。

 

1、「前月からの繰越労働時間等」の自動転記

「当月の1週目の労働時間」及び「当月の1週目の(日単位)時間外労働」に繰越される
『「前月最終週」の「労働時間」及び「(日単位)時間外労働時間」』は、

設定シートの【週単位の時間外労働】欄の
前月からの繰越労働時間及び「前月からの繰越時間外労働で入力された時間が、
集計補助シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の『「1週目」の「前月繰越」欄』の
労働時間集計及び「日単位時間外労働時間転記されることにより自動入力されます。

 

【前月からの繰越労働時間の自動転記】

サンプル勤怠管理簿(設定シート):前月からの繰越労働時間の自動転記

 

【前月からの繰越(日単位)時間外労働時間の自動転記】

サンプル勤怠管理簿(設定シート):前月からの繰越時間外労働時間の自動転記

 

なお、この点の詳細につきましては、『「設定シート」への「入力」と「自動計算・自動転記」』の

Ⅲ-2「前月からの繰越労働時間」の入力
Ⅲ-3「前月からの繰越時間外労働時間」の入力

で詳しくご紹介させて頂いておりますので、必要がある場合には、上記リンクページを御覧下さい。

 

2、「1週目の労働時間等」の自動集計・自動転記

7種類の『Excel「勤怠管理簿」』

「1週目の労働時間等の集計期間」が「前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、

「給与計算対象期間の初日」が『「1週目」の「何日目」に該当するか』により、『1週目で集計する労働時間等の集計期間」』が異なります。

このため、弊会計事務所がご用意させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』では、
【『1週目として集計すべき「労働時間等の集計期間」』を変えた『7種類の「勤怠管理簿」』】をご用意させて頂いております。

なお、この点の詳細につきましては、『Excel「勤怠管理簿」の種類』で詳しくご紹介させて頂いておりますので、必要がある場合には、上記リンクページを御覧下さい。

 

「勤怠管理簿」シートにおける「1週目の労働時間・(日単位)時間外労働」の自動集計

上記『各種類の「勤怠管理簿」シート』に、「勤怠状況」「勤怠時間」等が入力されると

それぞれの勤怠管理簿で設定されている1週目の労働時間」が自動集計されるとともに、

それぞれの勤怠管理簿で設定されている1週目の(日単位)時間外労働時間」が自動集計されます。

 

【例示:「勤怠管理簿(週5日目)」における1週目の労働時間等の自動集計】

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):1週目の労働時間・時間外労働時間の自動計算

 

「1週目の労働時間・(日単位)時間外労働時間」の「集計補助」シートへの自動転記

「勤怠管理簿」シートで、「1週目の労働時間」「1週目に含まれる(日単位)時間外労働時間」が自動集計されると、

・「1週目の労働時間」が、
「集計補助」シートの【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の【「労働時間集計の「1週目集計時間】に自動転記され、

・「1週目に含まれる(日単位)時間外労働時間」が、
「集計補助」シートの【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の【「日単位時間外労働時間の「1週目集計時間】に自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):1週目の労働時間・時間外労働時間の自動転記

 

 

Ⅴ:最終週の繰越労働時間・繰越時間外労働時間の自動集計

『「給与計算対象期間における「1週目」の「労働時間等の集計期間」』が、「前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合における
『「「1週目」の「労働時間・(日単位)時間外労働時間の集計」』につきましては、上記Ⅳでご紹介させて頂きました内容となりますが、

他方、『「給与計算対象期間における「最終週労働時間等の集計期間」』が、「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、
当月最終週の「労働時間」「(日単位時間外労働時間」』を翌月繰り越すことが必要となります。

ここでは、この翌月に繰り越す必要がある『当月最終週の「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」の集計内容』をご紹介させて頂きます。

 

「最終週の労働時間等の集計期間」が「当月」と「翌月」を跨ぐ場合の繰越計算

『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」の「最終日」』と『「最終週の労働時間等集計期間」の「最終日」』とが異なる場合、すなわち、

『「給与計算対象期間における「最終週」の「労働時間等の集計期間」』が、
当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、

『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」の「最終週」』の

・「週単位の労働時間」及び
・「その週における(日単位時間外労働時間」を

翌月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」の「1週目」に引き継ぐことが必要となります

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):最終週の労働時間・時間外労働時間の繰越計算

 

『Excel「勤怠管理」』における「最終週の労働時間等」の繰越計算

「集計補助」シートにおける「最終週の労働時間・(日単位)時間外労働」の自動集計

『「給与計算対象期間における「最終週」の「労働時間等の集計期間」』が、「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、

・「集計補助シートで『翌月に繰り越すべき最終週労働時間」』が自動集計されるとともに、

・「集計補助シートで「翌月に繰り越すべき最終週の(日単位時間外労働時間」が自動集計されます。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):最終週の労働時間・時間外労働時間の繰越計算

 

「繰越労働時間・繰越時間外労働時間」の「勤怠管理簿」シートへの自動転記

「集計補助」シートで自動計算された、「翌月への繰越労働時間」及び「翌月への繰越時間外労働時間」は、最終的に、

勤怠管理簿シート右上にある「次月への繰越労働時間及び「次月への繰越時間外労働に自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(勤怠管理簿シート):最終週の労働時間・時間外労働時間の繰越時間の自動転記

 

 

税理士事務所・会計事務所からのPOINT

ここでは、弊税理士事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』の「集計補助」シート及び「勤怠管理簿」シートで行われる

  • 「週単位の時間外労働時間」の自動計算
  • 「週単位の労働時間」の自動計算、自動転記
  • 「その週に含まれる(日単位)時間外労働時間」の自動計算、自動転記

の内容をご紹介させて頂いております。

(なお、当該『Excel「勤怠管理簿」』の配布は、『Excel「勤怠管理簿」の配布』で行っております。)

 

「週単位の時間外労働時間」の自動計算の特徴

当該『Excel「勤怠管理簿」』では、

「週単位の時間外労働時間」の自動計算にあたっては、
「集計補助」シートに【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】という自動計算表を設定して、
そこで自動計算される仕組みを採っております。

また、「週単位の時間外労働時間」を計算するために必要となる「週単位の労働時間」及び「その週に含まれる(日単位)時間外労働時間」につきましては、
・それぞれ「勤怠管理簿」シートで自動集計し、
・自動集計された時間を「集計補助」シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】に自動転記する仕組みを採っております。

 

『1週目の「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」』の集計計算の特徴

「1週目の労働時間等の集計期間」が、「前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」に跨る場合には、
(「勤怠管理簿【週2日目】」~「勤怠管理簿【週7日目】をご利用される場合には、)

『1週目の「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」』は、

  • 「前月からの繰越労働時間」及び「前月からの繰越(日単位)時間外労働時間」と
  • 「1週目の労働時間の集計時間」及び「1週目の(日単位)時間外労働時間の集計時間」の

合計時間として計算することが必要となります。

このため、当該『Excel「勤怠管理簿」』のうち「勤怠管理簿【週2日目】」~「勤怠管理簿【週7日目】」では、
「集計補助」シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】における「1週目の労働時間等の集計計算」にあたっては、

  • 「前月からの繰越労働時間」及び「前月からの繰越(日単位)時間外労働時間」と
  • 「1週目の労働時間の集計時間」及び「1週目の(日単位)時間外労働時間の集計時間」の

合計時間として計算する仕組みを採っております。

 

『最終週の「労働時間」「(日単位)時間外労働時間」』の翌月への繰越

「当月最終週の労働時間等の集計期間」が、「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」に跨る場合には、
「最終週の労働時間」及び「最終週の(日単位)時間外労働時間」を「翌月の給与計算対象期間」に繰越すことが必要となります。

当該『Excel「勤怠管理簿」』におきましては、
これらの『翌月に繰り越すことが必要となる「最終週の労働時間」及び「最終週の(日単位)時間外労働時間」』につきましても、
「集計補助」シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】にて自動計算する仕組みになっております。

 

給与計算対象期間における『「各週の時間外労働時間」の合計計算』

「集計補助」シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】では、
『各週で計算された「週単位の時間外労働時間」』が給与計算対象期間で合計計算されますが、

この合計計算につきましては、
『ご利用になられる「Excel勤怠管理簿の種類」』と「給与計算対象期間の日数」により、「合計される週の範囲」が異なります。

この点につきましては、
「集計補助シート」における自動計算内容』というページで詳しくご紹介しておりますので、必要がある場合には、当該リンクページを一読して頂きますようお願い致します。