給与計算における「時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「深夜法定休日労働時間」を把握するためには、「勤怠管理簿」が必要となります。

ここでは、「始業・終業時刻、休憩時間」等を入力することにより、「時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「深夜法定休日労働時間」を自動的に集計することのできる『Excel「勤怠管理簿」』を配布しております。

 

 

 

Ⅰ:『Excel「勤怠管理簿」』の配布

以下では、『Excel「勤怠管理簿」』を配布しております。

当該「勤怠管理簿」は、

日々の勤怠状況」及び「始業時刻・終業時刻休憩時間」等を入力することにより、

給与計算に必要となる「時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「法定休日深夜労働時間」が自動的に計算されるものとなっております。

 

なお当該『Excel「勤怠管理簿」』は、

『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の「初日」』が
1週目の労働時間等を集計する」の「何日目から始まるか」』によって、
7つの勤怠管理簿」に分けて作成しております。

このため、当該『Excel「勤怠管理簿」』をご利用頂く際には、下記1に記載した事項をご覧頂き、勤怠管理を行う給与計算対象期間に適合した「勤怠管理簿」を以下のリンク先からダウンロードして頂きますようお願い頂きます。

 

『計算対象期間の「初日」』が『「週単位の労働時間集計」の「何日目」』であるか 勤怠管理簿
『「計算対象期間の「初日」』が「週の初日」に該当する場合 勤怠管理簿【週初日】
『「計算対象期間の「初日」』が「週の2日目」に該当する場合 勤怠管理簿【週2日目】
『「計算対象期間の「初日」』が「週の3日目」に該当する場合 勤怠管理簿【週3日目】
『「計算対象期間の「初日」』が「週の4日目」に該当する場合 勤怠管理簿【週4日目】
『「計算対象期間の「初日」』が「週の5日目」に該当する場合 勤怠管理簿【週5日目】
『「計算対象期間の「初日」』が「週の6日目」に該当する場合 勤怠管理簿【週6日目】
『「計算対象期間の「初日」』が「週の7日目」に該当する場合 勤怠管理簿【週7日目】

 

1、7種類の『Excel「勤怠管理簿」』につきまして

見出4 「週単位の労働時間」の集計の必要性                      

「勤怠管理」におきましては、

1週あたりの労働時間」が「週単位の法定労働時間40時間又は44時間)」を超えた場合には、
「その超えた労働時間」を「(週単位の時間外労働時間」として把握することが必要となります。

そして上記の「週単位時間外労働時間を算定するためには、

その計算前提となる1週あたりの労働時間等を集計することが必要となります。

 

見出4 「1週目の労働時間等の集計期間」が「当月」と「前月」とに跨る場合      

その上で、上記の『「1週あたりの労働時間等」を集計する「1週目の集計期間」』が、

・「前月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」と
・「当月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」とを跨ぐ場合には、

『「当月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の「初日」』が、

・労働時間等を集計する「1週目」の「2日目」となる場合
・労働時間等を集計する「1週目」の「3日目」となる場合
・労働時間等を集計する「1週目」の「4日目」となる場合
・労働時間等を集計する「1週目」の「5日目」となる場合
・労働時間等を集計する「1週目」の「6日目」となる場合
・労働時間等を集計する「1週目」の「7日目」となる場合で、

給与計算対象期間における『「1週目の労働時間等」として集計すべき集計期間』が異なるものとなります。

 

見出4 7種類の『Excel「勤怠管理簿」』                       

このため、上記で配布させて頂いておりますExcel「勤怠管理簿」は、

給与計算対象期間の「初日」が、
1週目の労働時間等を集計する」の「何日目から始まるか」』によって、

それぞれ異なる「7つの勤怠管理簿」に分けて作成しております。

従いまして、当該『Excel「勤怠管理簿」』をご利用になる場合には、

「給与計算対象期間における「初日」が
1週目の労働時間等集計期間何日目から始まるか」をご確認頂き、

それに適合する「勤怠管理簿」を上記からダウンロードしてご利用頂きますようお願い致します。

 

勤怠管理簿:「勤怠管理簿の種類」の説明

 

ここで記載させて頂きました内容につきましては、
Excel「勤怠管理簿」の種類』というページにおいて、より詳細に記載させて頂いております。
必要がある場合には、上記のリンクページにつきましても、合わせてご一読頂ますようお願い致します。

 

2、シートの保護につきまして

上記の『Excel「勤怠管理簿」』では、「入力が不要となる箇所」につきましては、入力ができないように保護が掛けてあります

「入力不可の箇所」につき、「入力可能とする」又は「変更する」等が必要となる場合には、エクセルの「シート保護を解除」することが必要となります。

「シートの保護を解除する」必要がある場合には、以下の記事を御覧ください。

「シートの保護」&「シート保護の解除」

 

なお、シート保護解除のために必要となるパスワードは、

(英字:ワイ)

となります。

 

3、『Excel「勤怠管理簿」』を使用するための準備

1)ファイルのダウンロード

上記リンク先から『Excel「勤怠管理簿」』をダウンロードし、デスクトップ等の適当な場所に保存して下さい。

 

2)Excelファイルの編集を有効にする

「ダウンロードしたExcelファイル」は、初期状態では「編集不能」状態となっていることがあります。

このため、Excelファイルを開いた際に、Excel上部に「編集を有効にする」ボタンが出てきた場合には、「編集を有効にする」を押して下さい。

Exceのl編集を可能状態にする図示

 

3)Excelのサイズ

上記の『Excel「勤怠管理簿」』につきましては、「各所に計算式が入力されており」「シート間に各種リンクが貼られているため」、Excelのサイズが2,850KBとなっております。

このため、ダウンロードや各種処理に若干時間が掛かることがある場合がありますが、ご容赦頂ますようお願いいたします。

 

4、「勤怠管理簿」の保存

「勤怠管理簿」につきましては、「労働関係に関する重要な書類」となり、労働基準監督署の調査などを受けた場合等には、提出を求められることがあります。

このため、「勤怠管理簿」は、「労働関係に関する重要な書類」として、『「労働基準法」等で定められている期間(3年間)』適切に会社に保存することが必要となります。

 

 

Ⅱ:「勤怠管理簿」の「構成」と「入力シート」

1、当該『Excel「勤怠管理簿」』の構成

弊税理士事務所が配布しております『Excel「勤怠管理簿」』は、以下のシートから構成されています。

  • 1) 「設定」シート
  • 2) 「不変設定」シート(このシートは「非表示」となっています。)
  • 3) 「勤怠管理簿」シート
  • 4) 「集計補助」シート

 

2、「入力が必要なシート」と「入力不要・自動転記シート」

当該『Excel「勤怠管理簿」』は、上記の「シート」から構成されていますが、これらの「シート」には、「入力が必要なシート」と「入力が不要なシート」があります。
以下では、「入力が必要なシート」と「入力が不要なシート」について、ご紹介させて頂きます。

 

1)入力が必要なシート

配布しておりますExcel「勤怠管理簿」では、上記の1)~4)のシートから構成されていますが、この内で「入力が必要となるシート」は、以下のシートのみとなります。

見出丸(小:背景ハダ色)設定」シート
見出丸(小:背景ハダ色)勤怠管理簿」シート

 

2)入力が不要なシート

見出丸(小:背景ハダ色)不変設定」シートは、入力が不要なシートとなります。

・「不変設定」シートにつきましては、Excelでの自動計算のために必要な「1日の法定労働時間」「深夜労働時刻」「暦日時間」が記載されているシートであり、
・これらの時間につきましては、基本的に変更する必要がない時間となります。

なお、この「不変設定」シートに記載されている時間につきましては、「変更する必要がない時間」となるため、「不変設定」シートにつきましては、配布時には「非表示状態となっております。

 

見出丸(小:背景ハダ色)集計補助」シートは、入力が不要なシートとなります。

「集計補助」シートは、

・「週単位の時間外労働時間」や「翌月に繰越が必要な労働時間・(日単位)時間外労働時間」の自動計算を補助するシート
・「有給休暇の消化時間」の自動計算を補助するシート
・「各種の勤怠項目」の「日数」等を補助的に集計するシートとなります。

ただし、「集計補助」シートのすべての項目は、『入力が必要となるシート(「設定」シート、「勤怠管理簿」シート)』に入力された時間等が自動転記されるため、このシートへの入力自体は不要となります。

 

 

Ⅲ:各シートのご説明

1、「設定」シート

「設定」シートは、以下のものとなります。

サンプル勤怠管理簿:設定シートの説明

 

「設定」シートへの入力事項

「設定」シートへは、以下事項の入力が必要となります。

① 「氏名」の入力

② 「所定労働時間」の入力

  • 所定始業時刻
  • 所定終業時刻
  • 所定休憩時間」を入力します。

③ 「(週単位の)時間外労働時間」の把握・計算に必要となる情報の入力

  • 1週間あたりの法定労働時間
    「週単位の時間外労働時間」を計算するためには「1週間あたりの法定労働時間」に関する情報が必要となります。
    ただし「1週間あたりの法定労働時間」につきましては、「事業所で営む業種」や「事業所の従業員数」に応じて異なること(40時間又は44時間)があります。
    ⇒このため会社で採用している「1週間あたりの法定労働時間40時間又は44時間)」を「設定」シートに入力して頂くことが必要となります。
  • 前月からの繰越労働時間
    「週単位の時間外労働時間」を計算するためには「1週間あたりの労働時間」を集計することが必要となりますが、
    この「1週間あたりの労働時間の集計」において、『当月の「1週目の労働時間等の集計対象期間」』が、「前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、
    前月最終週の労働時間」を『当月の1週目の労働時間の集計計算」に引き継ぐことが必要となります。
    ⇒この引き継ぎを行うため「前月から繰越が必要となる労働時間」を「設定」シートに入力して頂くことが必要となります。
    ⇒なお当該「前月からの繰越労働時間」は、『「前月の勤怠管理簿」の右上の「次月への繰越労働時間」欄』に自動集計されています。
  • 前月からの繰越時間外労働時間
    「週単位の時間外労働時間」を計算するためには「1週間に含まれる(日単位)時間外労働時間」を集計することが必要となりますが、
    この「1週間に含まれる(日単位)時間外労働時間の集計」において、
    当月の「1週目の労働時間等の集計対象期間」』が、「前月の給与計算対象期間」と「当月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、
    前月最終週の日単位時間外労働労働時間」を『当月の1週目の時間外労働時間の集計計算」に引き継ぐことが必要となります。
    ⇒この引き継ぎを行うため「前月から繰越が必要となる(日単位時間外労働時間」を「設定」シートに入力して頂くことが必要となります。
    ⇒なお当該「前月からの繰越(日単位)時間外労働」は、『「前月の勤怠管理簿」の右上の「次月への繰越時間外労働」欄』に自動集計されています。

④ 「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」の「日数」を選択入力します。

    • 当該「日数」欄には、28日から31日の数字がリスト表示されていますので、
      その月の『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の「日数」』を当該リストから選択入力して下さい。

⑤ 「翌月の初日が法定休日に該当するかどうか」の選択入力

    • 翌月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」の「初日」が、
        ・法定休日に該当する場合には、「法定休日に該当する」を選択
        ・法定休日に該当しない場合には、「法定休日に該当しない」を選択して下さい。

⑥ 勤怠管理簿における「出勤/欠勤」「始業」「終業」「法定休日等」の欄の追加設定

  • 勤怠管理簿の「出勤/欠勤で初期設定されている項目(出勤・休日出勤・振替出勤・欠勤・振替休日・1日有給・部分有給)以外に追加表示させたい項目がある場合には、当該欄に追加入力して下さい。
  • 勤怠管理簿の「始業で初期設定されている項目(早出・遅刻・遅出)以外に追加表示させたい項目がある場合には、当該欄に追加入力して下さい。
  • 勤怠管理簿の「終業で初期設定されている項目(早退・残業)以外に追加表示させたい項目がある場合には、当該欄に追加入力して下さい。
  • 勤怠管理簿の「法定休日等で初期設定されている項目(法定休日)以外に追加表示させたい項目がある場合には、当該欄に追加入力して下さい。

なお、「設定」シートへの入力事項の詳細につきましては、
「設定シート」への「入力」と「自動計算・自動転記」』でより詳細に記載しておりますので、
必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

 

 

2、「不変設定」シート

「不変設定」シートは、以下のものとなります。

サンプル勤怠管理簿:不変設定シートの説明

「不変設定」シートにつきましては、当該『Excel「勤怠管理簿」』での自動計算のために必要な

  • 「1日の法定労働時間(8時間)」
  • 「深夜労働時刻帯(22時5時又は29時)」
  • 「暦日時間(24時間)」が記載されております。

これらの時間につきましては、基本的に変更する必要がない時間となります。

このため、当該「不変設定」シートは、ダウンロード時には「非表示」としております。

 

 

3、「勤怠管理簿」シート

「勤怠管理簿」シートは、以下のものとなります。

サンプル勤怠管理簿:勤怠管理簿シートの説明

 

「勤怠管理簿」シートへの入力事項

「勤怠管理簿」シートへは、以下「①~③の事項入力」が必要となります。

① 「日付」の入力

  • 給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)における「各日付」を入力します。

② 「勤怠状況」及び「法定休日」の選択入力

  • 出勤/欠勤に「出勤休日出勤振替出勤欠勤振替休日1日有給部分有給」の勤怠状況を選択入力します。
  • 「始業時刻」が早出、遅刻、遅出等の所定始業時刻と異なる場合には、
    始業に「早出遅刻遅出」の始業状況を選択入力します。
  • 「終業時刻」が早退、残業等の所定終業時刻と異なる場合には、
    終業に「早退残業」の終業状況を選択入力します。
  • 『「法定休日」に当たる日』には、
    法定休日等で「法定休日」を選択入力します。

③ 「勤怠時間(「始業時刻」「終業時刻」「休憩時刻」)」の入力

  • 始業時刻に「始業時刻」を入力します。
    ⇒上記②の「出勤/欠勤で「出勤休日出勤振替出勤」が選択入力された場合には、「設定」シートで事前に入力した「所定始業時刻」が自動入力されます。
    ⇒上記②の「始業で「早出遅刻遅出」が選択入力された場合には、「始業時刻」が「所定始業時刻」と異なることになるため、「実際の始業時刻」を入力して頂くことが必要となります。
    この場合には、「始業時刻」欄が「要入力」というものに変更されますので、「始業」欄に「実際の始業時刻」を入力して下さい。
  • 終業時刻に「終業時刻」を入力します。
    ⇒上記②の「出勤/欠勤で「出勤休日出勤振替出勤」が選択入力された場合には、「設定」シートで事前に入力した「所定終業時刻」が自動入力されます。
    ⇒上記②の「終業で「早退残業」が入力された場合には、「終業時刻」が「所定始業時刻」と異なることになるため、「実際の始業時刻」を入力して頂くことが必要となります。
    この場合には、「終業時刻」欄が「要入力」というものに変更されますので、「終業」欄に「実際の終業時刻」を入力して下さい。
  • 休憩時間に「休憩時間」を入力します。
    ・上記②の「出勤/欠勤で「出勤休日出勤振替出勤」が選択入力された場合には、「休憩時間(5時~22時)」欄に「設定」シートで事前に入力した「所定休憩時間」が自動入力されます。
    ⇒ただし、「5時~22時の間休憩時間」が「所定休憩時間」以外の場合には、「休憩時間(5時~22時)に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

    ・また、以下の時間帯において「労働が行われ」かつ「その時間帯に休憩した時間がある場合」には、「それぞれの時間帯の休憩時間」欄に、「実際の休憩時間」を入力して下さい。
    見出(見出矢印:背景ハダ色)0時~5時の間休憩時間がある場合」には、「深夜時間帯休憩(0時~5時)に「実際の休憩時間」を入力して下さい。
    見出(見出矢印:背景ハダ色)22時~24時の間休憩時間がある場合」には、「深夜時間帯休憩(22時~24時)に「実際の休憩時間」を入力して下さい。
    見出(見出矢印:背景ハダ色)24時~29時(翌日5時)の間に休憩時間がある場合」には、「深夜時間帯休憩(24時~29時)に「実際の休憩時間」を入力して下さい。
    見出(見出矢印:背景ハダ色)29時(翌日5時)~翌日の所定労働時間までの間に休憩時間がある場合」には、「休憩時間(29時以降)に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

なお、「勤怠管理簿」シートへの『「勤怠状況」「勤怠時刻」の入力方法』の詳細につきましては、
「勤怠状況」及び「勤怠時刻」の入力方法』でより詳細に記載しておりますので、
必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

また、上記の『「勤怠状況」「勤怠時刻」の入力』に先立ち(又は事後的に)、『「勤怠管理簿」シートに「入力が必要となる事項(「日付」「要出勤日数」「法定休日」)」の入力方法』の詳細につきましては、
「勤怠管理簿シート」への「入力項目」』でより詳細に記載しておりますので、
必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

 

「勤怠管理簿」シートでの自動計算

上記①~③の入力がなされると、「勤怠管理簿」シートでは、以下の「④~⑥の事項自動計算されます。

④ 日単位の「勤務時間」「各種労働時間」の自動計算

  • 日々の「勤務時間」「(日単位時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「法定休日深夜労働時間」が自動計算されます。

⑤ 給与計算対象期間における「勤怠日数の結果」「勤怠時間の結果」の集計表示

  • 給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)における「出勤日数」「休日出勤日数」「欠勤日数」「遅刻日数」「早退日数」の「勤怠日数の結果」が自動集計表示されます。
  • 給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)における「有給消化時間」が自動集計表示されます。
  • 給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)における「勤務時間」「時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「法定休日深夜労働時間」の「勤怠時間の結果」が自動集計表示されます。

⑥ 「翌月の勤怠管理」に「繰り越すことが必要な時間」の自動集計表示

  • 次月への繰越労働時間」の自動集計
    「週単位の時間外労働時間」を計算するためには「1週間あたりの労働時間」を集計することが必要となりますが、
    この「1週間あたりの労働時間の集計」において、『当月の「最終週の労働時間等の集計対象期間」』が、「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、
    当月最終週における労働時間」を『翌月1週目の労働時間の集計計算」に引き継ぐことが必要となります。
    ⇒この翌月への引き継ぎが必要となる「当月最終週における労働時間」が、「勤怠管理簿シート右上の「次月への繰越労働時間自動集計表示されます。
    ⇒なお、この「繰越労働時間」は、『「翌月の勤怠管理簿」の「設定シート』に入力することが必要となります。
  • 「次月への繰越時間外労働時間」の自動集計
    「週単位の時間外労働時間」を計算するためには「1週間に含まれる(日単位の)時間外労働時間」を集計することが必要となりますが、
    この「1週間に含まれる(日単位の)時間外労働時間の集計」において、
    当月の「最終週の労働時間等の集計対象期間」』が、「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐ場合には、
    当月最終週における日単位時間外労働労働時間」を『翌月1週目の時間外労働時間の集計計算」に引き継ぐことが必要となります。
    ⇒この翌月への引き継ぎが必要となる「当月最終週における日単位時間外労働時間」が、「勤怠管理簿シート右上の「次月への繰越時間外労働時間」欄に自動集計表示されます。
    ⇒なお、この「繰越時間外労働時間」は、『「翌月の勤怠管理簿」の「設定シート』に入力することが必要となります。

上記④の『日単位の「勤務時間」「各種労働時間」の自動計算の内容』につきましては、
・『「日単位の各種労働時間」の自動計算』及び
・『「2暦日連続勤務の場合」の「各種労働時間の自動計算」』でより詳細に記載しておりますので、
必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

また、「週単位の時間外労働時間」を計算するために必要となる
・『「週単位の労働時間」の自動集計の内容
・『「週に含まれる日単位時間外労働時間自動集計の内容』及び
・上記⑥の『「翌月の勤怠管理」に「繰り越すことが必要な時間」の自動集計内容』につきましては、
「週単位の各種労働時間」の自動計算』や『「集計補助シート」における自動計算内容』でより詳細に記載しておりますので、必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

上記⑤の『給与計算対象期間における「勤怠日数の結果」「勤怠時間の結果」の集計表示の内容』につきましては、
「勤怠状況」及び「勤怠時間」の結果表示』でより詳細に記載しておりますので、
必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

 

4、「集計補助」シート

「集計補助」シートに集計される情報は、以下のものとなります。

① 『「週単位の時間外労働時間」を計算する前提となる情報』が自動集計され表示されます。

② 『「有給休暇の消化時間」を計算する前提となる情報』が自動集計され表示されます。

③ 『「勤怠に入力された項目』ごとの「回数」「集計時間」が自動集計され表示されます。

  • 「出勤/欠勤」欄に入力された項目ごとの「回数」「集計時間」
  • 「始業」欄に入力された項目ごとの「回数」「集計時間」
  • 「終業」欄に入力された項目ごとの「回数」「集計時間」
  • 「法定休日等」欄に入力された項目ごとの「回数」「集計時間」

なお、「集計補助」シートで「自動計算等される内容」の詳細につきましては、
「集計補助シート」における自動計算内容』でより詳細に記載しておりますので、
必要がある場合には、上記リンクページを一読頂ますようお願い致します。

 

 上記Ⅱ-2-(2)でもご紹介させて頂きましたが、「集計補助」シートは、
「設定」シート「勤怠管理簿」シートに入力された項目・時間等が自動転記自動集計されることから、「集計補助」シートへの入力は不要となります

 

サンプル勤怠管理簿:集計補助シートの説明

 

 

税理士事務所・会計事務所からのPOINT

会社で行うことが必要となる「勤怠管理」につきましては、
「働き方改革」「従業員の方々の労働時間に対する意識の高まり」等により、その重要性が高まっております。

他方、会社で「勤怠管理」を行う場合には、

  • まず「勤怠状況」「勤怠時刻」等を「勤怠管理簿」等に記録し、
  • 給与計算に間に合うように、その記録から「勤務時間」「時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」等の「各種労働時間」を集計することが必要となり、

実務上「勤怠管理」を適切に行うためには、「多くの労力」「一定の知識をもった給与計算担当者」等が必要な作業となります。

弊税理士事務所におきましても、

・勤怠管理ができるような担当者がないない
・多くの労力が掛かる
・各種労働時間の集計計算を限られた時間内に行うことが困難であるなど

お客様から様々なご苦労の声を伺います。

このため、弊税理士事務所では、
このような面倒な「勤怠管理」を少しでもコストを抑えて、効率的に行って頂くために、

・「始業・終業時刻、休憩時間」等を入力することにより、
・自動で「勤務時間」「時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」等の勤怠管理に必要となる「各種労働時間」を自動計算することができる『Excel「勤怠管理簿」』を作成致しました。

もし「勤怠管理」を行っている上で上記のようなご苦労をなさっていらっしゃる会社様には、
試しにでも、弊税理士事務所が配布する『Excel「勤怠管理簿」』をご利用してみて頂ければと思います。