ここでは、弊会計事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』における『「設定」シートへの入力方法』及び『「設定」シートへの入力を行うことによりなされる「自動計算・自動転記」』につき、以下の項目に従い、ご紹介させて頂きます。

 

 

 

「設定」シートへの入力項目

「設定」シートへは、以下の事項の入力が必要となります。

① 勤怠管理を行う従業員等の「氏名」の入力

② 「所定労働時間所定始業時刻所定終業時刻所定休憩時間)」の入力

③ 「週単位の時間外労働時間」の把握に必要となる情報の入力

  • ③-1: 「1週間あたり法定労働時間」の入力
  • ③-2: 「前月からの繰越労働時間」の入力
  • ③-3: 「前月からの繰越時間外労働時間」の入力

④ 「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の日数」の選択入力

⑤ 「翌月の初日」が「法定休日に該当するかどうかの選択入力

⑥ 勤怠管理簿における「出勤/欠勤」「始業」「終業」「法定休日等」の欄の追加入力

 

サンプル勤怠管理簿:設定シートの説明

以下では、それぞれの入力項目の入力方法をご紹介させて頂きます。

 

 

Ⅰ:「氏名」の入力

「設定」シートの【氏名に、

勤怠管理を行う対象となる従業員等の氏名を入力して下さい。

 

 見出4 「勤怠管理簿」シートの「氏名」欄への自動転記                

「氏名」欄に入力された氏名は、

勤怠管理簿」シートの「氏名に自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):氏名入力

 

 

Ⅱ:「所定労働時間」の入力

「設定」シートの【所定労働時間の、

・「始業時間に「所定始業時刻」を入力します。

・「終業時間に「所定終業時刻」を入力します。

・「休憩時間に「所定休憩時間」を入力します。

 

 見出4 「設定」シートの「所定労働時間」欄の自動計算                

上記の入力がなされた場合には、「設定」シートの「所定労働時間

「所定終業時刻」から「所定始業時刻」及び「所定休憩時間」を控除した「所定労働時間」が自動計算されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):所定労働時間の自動計算

 

 見出4 「勤怠管理簿」シートへの自動転記                      

「設定」シートの【所定労働時間】欄に入力された「所定始業時刻」「所定終業時刻」「所定休憩時間」は、

「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄で、「出勤休日出勤振替出勤等」の出勤項目選択された場合に、

勤怠管理簿シートの「始業時刻」欄、「終業時刻」欄、「休憩時間5~22時)」欄に自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):所定労働時間の自動転記

 

 

Ⅲ-1:「1週間あたりの法定労働時間」の入力

1、「1週間あたりの法定労働時間」の入力の必要性

見出4 「1週間あたりの時間外労働時間」の計算                   

「勤怠管理」におきましては、

1日の労働時間が8時間を超える場合(1日単位の法定労働時間
          又は
1週間あたりの労働時間が40時間44時間)を超える場合には(1週間単位の法定労働時間

「その超えた労働時間」を「時間外労働時間」として把握することが必要となります。

そして上記のうち「1週間単位時間外労働時間」を算定するためには、

1週単位の労働時間」から

  • その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』及び
  • 1週間単位の法定労働時間40時間又は44時間)」を

差引計算することが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):週単位の時間外労働時間の算定方法

 

見出4 『Excel「勤怠管理簿」』における「1週間単位の時間外労働時間」の自動計算   

当該『Excel「勤怠管理簿」』では、この「1週間単位の時間外労働時間」を自動で計算するために、

集計補助シートに【Ⅰ:1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】というものを設けて、

①「1週間単位の労働時間」から

   ②「1週間単位の法定労働時間40時間又は44時間)」

   ③『その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』を差引いて

④「各週における法定時間外労働時間」を自動計算しています。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):週単位の時間外労働時間の集計表

 

上記の「集計補助」シートにおける「1週間単位での労働時間と時間外労働の集計」では、

・①~③の計算要素となる時間は、当該「集計表」に直接入力をするのではなく、

「①1週間単位の労働時間」や「③その週間に含まれる日単位時間外労働時間」は、「勤怠管理簿シートから自動集計転記され、

「②1週間単位の法定労働時間40時間又は44時間)」は、「設定シートから自動転記されます。

 

見出4 「設定」シートにおける「1週間あたりの法定労働時間」の入力         

このため、「設定シートにおきましては、

上記「集計補助」シートの②「1週間単位の法定労働」欄に「1週間あたりの法定労働時間」を自動転記するため、

週単位の時間外労働の「1週間あたりの法定労働時間に、「1週間あたりの法定労働時間」を入力することが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):法定労働時間の自動転記

 

2、「1週間あたりの法定労働時間」の入力

上記1でご紹介させて頂きましたように、「集計補助」シートに「1週間あたりの法定労働時間」を自動転記するために、

設定シートの【週単位の時間外労働の「1週間あたりの法定労働時間に、「1週間あたりの法定労働時間」を入力することが必要となります。

 

ただし、「労働基準法」で定められている「1週間あたりの法定労働時間」には、

各事業場で「雇用する従業員数」及び「事業の種類」に応じて

40時間原則)と
44時間特例措置が適用される場合)の

2種類の「法定労働時間」があります。

 

このため、「1週間あたりの法定労働時間」の入力にあたりましては、

会社で採用している1週間あたりの法定労働時間40時間又は44時間)」をご確認のうえ、入力して頂くことが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):法定労働時間の入力

 

 見出4 「集計補助」シートの「1週間単位の法定労働時間」欄への自動転記       

上記1でご紹介させて頂きましたように、「設定」シートの【1週間あたりの法定労働時間】に記載された「法定労働時間」は、

集計補助シート」の【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の「1週間単位の法定労働時間」欄に自動転記されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):法定労働時間の自動転記

 

 

Ⅲ-2:「前月からの繰越労働時間」の入力

1、「前月からの繰越労働時間」の入力の必要性

上記Ⅲ-1でご紹介させて頂きましたように「週単位の時間外労働時間」を計算するためには、

その計算要素となる「週単位の労働時間」を集計計算することが必要となります。

 

ただし、『当月の給与計算対象期間における「1週目労働時間の集計期間」』が、

前月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」と
当月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」を跨ぐ場合には、

前月の給与計算対象期間の最終週の労働時間」を

当月の給与計算対象期間」の「1週目労働時間の集計」に引き継ぐことが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):週単位の労働時間の集計

 

2、「設定」シートの「前月からの繰越労働時間」欄への入力

上記1のように『前月の給与計算対象期間の「最終週の労働時間」』を当月繰り越すことが必要な場合には、

設定シートの【週単位の時間外労働の「前月からの繰越労働時間に、
前月から繰り越すことが必要となる労働時間」を入力することが必要となります。

 

なお、当該「設定」シートの「前月からの繰越労働時間」欄に入力する時間は、

前月の勤怠管理簿」の「勤怠管理簿シート右上の「次月への繰越労働時間自動集計されていますので、

上記入力を行う場合には、『「前月の勤怠管理簿」の「勤怠管理簿」シート』を参照して入力を行って頂ますようお願い致します。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):前月からの繰越労働時間の入力

 

見出4 「集計補助」シートの「労働時間集計」欄への自動転記             

「設定」シートの「前月からの繰越労働時間」欄に入力された「時間」は、

集計補助シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の『「1週目」の「前月繰越の「労働時間集計』に自動転記されます。

これにより、「当月の給与計算対象期間」における「1週目労働時間の集計」は、

・「前月の給与計算対象期間」における「最終週の労働時間」と
・「当月の給与計算対象期間」における「第1週目の労働時間」との

合計時間」として計算することができるようになります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):前月からの繰越労働時間の自動転記

 

 

Ⅲ-3:「前月からの繰越時間外労働時間」の入力

1、「前月からの(日単位)繰越労働外労働時間」の入力の必要性

上記Ⅲ-1でご紹介させて頂きましたように「週単位の時間外労働時間」を計算するためには、

その計算要素となる『その週に含まれる「(日単位時間外労働時間」』を集計計算することが必要となります。

 

ただし、『当月の給与計算対象期間における「1週目の(日単位時間外労働時間の集計期間」』が、

前月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」と
当月の給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」を跨ぐ場合には、

前月の給与計算対象期間の最終週に含まれる日単位時間外労働時間」を

当月の給与計算対象期間」の「1週目に含まれる(日単位時間外労働時間の集計」に引き継ぐことが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):週単位の時間外労働時間の集計

 

2、「設定」シートの「前月からの繰越時間外労働」欄への入力

上記1のように『前月の給与計算対象期間の「最終週の(日単位時間外労働時間」』を当月繰り越すことが必要な場合には、

設定シートの【週単位の時間外労働の「前月からの繰越時間外労働に、
前月から繰り越すことが必要となる(日単位)時間外労働時間」を入力します。

 

なお、当該「設定」シートの「前月からの繰越労働外労働」欄に入力する時間は、

前月の勤怠管理簿」の「勤怠管理簿シート右上の「次月への繰越時間外労働自動集計されていますので、

上記入力を行う場合には、『「前月の勤怠管理簿」の「勤怠管理簿」シート』を参照して入力を行って頂ますようお願い致します。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):前月からの繰越時間外労働時間の入力

 

 見出4 「集計補助」シートの「日単位時間外労働時間」欄への自動転記         

「設定」シートの「前月からの繰越時間外労働」に入力された「時間」は

集計補助シートの【1週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の『「1週目」の「前月繰越の「日単位時間外労働時間』に自動転記されます。

これにより、「当月の給与計算対象期間」における「1週目の(日単位時間外労働時間の集計」は、

・「前月の給与計算対象期間」における「最終週の(日単位時間外労働時間」と
・「当月の給与計算対象期間」における「第1週目の(日単位時間外労働時間」との

合計時間」として計算することができるようになります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):前月からの繰越時間外労働時間の自動転記

 

 

Ⅳ:「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の日数」の入力

「設定」シートの【勤怠集計対象日数に、

給与計算対象期間勤怠時間の集計対象期間)の日数」を選択入力します。

なお、【勤怠集計対象日数】欄には、28日~31日リスト表示されますので、「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)」に適合する日数をこの中から選択入力して下さい。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):勤怠対象日数の選択入力

 

 見出4 「勤怠集計対象日数」欄への入力と「勤怠管理簿」シート            

① 「勤怠集計対象日数」欄に28日を選択入力した場合

「勤怠集計対象日数」欄に28日を選択入力した場合には、「勤怠管理簿」シートの29日から31日までが、下図のように網掛け表示されます。

サンプル勤怠管理簿(設定シート):勤怠対象日数の入力(28日)

 

② 「勤怠集計対象日数」欄に29日を選択入力した場合

「勤怠集計対象日数」欄に29日を選択入力した場合には、「勤怠管理簿」シートの30日から31日までが、下図のように網掛け表示されます。

サンプル勤怠管理簿(設定シート):勤怠対象日数の入力(29日)

 

③ 「勤怠集計対象日数」欄に30日を選択入力した場合

「勤怠集計対象日数」欄に30日を選択入力した場合には、「勤怠管理簿」シートの31日が、下図のように網掛け表示されます。

サンプル勤怠管理簿(設定シート):勤怠対象日数の入力(30日)

 

 

Ⅴ:「翌月の初日」が「法定休日」に該当するかどうかの選択入力

・「当月の給与計算対象期間最終日」に「24:00以降の労働時間」があり、
・「翌月の給与計算対象期間の初日」が『「法定休日に該当する場合』には、
⇒「最終日の24:00以降の労働時間」は、「法定休日労働時間」としてカウントすることが必要となります。

他方

・「当月の給与計算対象期間の最終日」に「24:00以降の労働時間」があり、
・「翌月の給与計算対象期間の初日」が『「法定休日に該当しない場合』には、
⇒「最終日の24:00以降の労働時間」は、「通常労働時間」としてカウントすることが必要となります。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):当月最終日における24時以降の労働の取扱

 

上記のように『「当月の給与計算対象期間」における「最終日24:00以降の労働時間」』につきましては、
「翌月の給与計算対象期間」が「法定休日であるか」「法定休日でないか」により取扱が異なるため、

当該『Excel「勤怠管理簿」』におきましては、
「当月最終日の24:00以降の労働時間」を自動計算するために、

設定シートに「翌月の初日法定休日に該当するかどうかの欄を設けております。

従いまして、当該『Excel「勤怠管理簿」』をご利用なさる場合には、

設定シートの「翌月の初日が法定休日に該当するかどうか」欄で、

  • (翌日の初日が)法定休日に該当しない
  • (翌日の初日が)法定休日に該当する

のいずれかを事前に選択入力して頂きますようお願い致します。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):翌月初日が法定休日に該当するか否かの選択入力

 

 

Ⅵ:勤怠管理簿における「勤怠」欄の追加入力

勤怠管理簿」シートの「勤怠(「出勤/欠勤」欄、「始業」欄、「終業」欄、「法定休日等」欄)で選択表示させる項目を
この「設定シートの「出勤/欠勤、「始業、「終業、「法定休日等で追加設定することができます。

 

「出勤/欠勤」欄の追加入力

「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄には、

出勤」「休日出勤」「振替出勤」「欠勤」「振替休日」「1日有給」「部分有給」という項目がリスト表示されるように初期設定されています。

これら以外の項目を『「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄』にリスト表示させたい場合には、
設定シートの「出勤/欠勤に追加入力して下さい。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「出勤/欠勤」欄への追加入力

 

 見出4 「勤怠管理簿」シートでの所定始業時刻、所定終業時刻、所定休憩時間の自動表示   

『「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄』を入力した場合に、
『「勤怠管理簿」シートの「始業時刻」欄、「終業時刻」欄、「休憩時間(5~22時)」欄』に、「所定始業時刻」「所定終業時刻」「所定休憩時間」を自動表示させたい場合には、

新規追加する項目に「出勤」という単語を含めて入力して下さい。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「出勤/欠勤」欄への「出勤」追加入力

 

 見出4 「集計補助」シートでの自動集計                       

新規追加した項目につきましては、「集計補助シートで、「回数」「勤務時間」が自動集計されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「出勤/欠勤」の補助集計

 

「始業」欄の追加入力

「勤怠管理簿」シートの「始業」欄には、

早出」「遅刻」「遅出」という項目がリスト表示されるよう初期設定されています。

これら以外の項目を『「勤怠管理簿」シートの「始業」欄』にリスト表示させたい場合には、
設定シートの「始業に追加入力して下さい。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「始業」欄への追加入力

 

見出4 「集計補助」シートでの自動集計                        

新規追加した項目につきましては、「集計補助シートで、「回数」「勤務時間」が自動集計されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「始業」の補助集計

 

「終業」欄の追加入力

勤怠管理簿の「終業」欄には、

早退」「残業」という項目がリスト表示されるよう初期設定されています。

これら以外の項目を『「勤怠管理簿」シートの「終業」欄』にリスト表示させたい場合には、
設定シートの「終業に追加入力して下さい。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「終業」欄への追加入力

 

見出4 「集計補助」シートでの自動集計                        

新規追加した項目につきましては、「集計補助シートで、「回数」「勤務時間」が自動集計されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「終業」の補助集計

 

「法定休日等」欄の追加入力

勤怠管理簿の「法定休日等」欄には、

法定休日」という項目がリスト表示されるよう初期設定されています。

これら以外の項目を『「勤怠管理簿」シートの「法定休日等」欄』にリスト表示させたい場合には、
設定シートの「法定休日等に追加入力して下さい。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「法定休日等」欄への追加入力

 

見出4 「集計補助」シートでの自動集計                        

新規追加した項目につきましては、「集計補助シートで、「回数」「勤務時間」が自動集計されます。

 

サンプル勤怠管理簿(設定シート):「法定休日等」の補助集計

 

 

税理士事務所・会計事務所からのPOINT

ここでは、弊税理士事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』における「設定」シートへの入力事項をご紹介させて頂いております。
(なお、『Excel「勤怠管理簿」』の配布は、『Excel「勤怠管理簿」の配布』で行っております。)

「設定」シートでの入力事項は、
当該『Excel「勤怠管理簿」』シートでの各種労働時間の自動計算の前提となる事項の入力となりますので、
弊会計事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』をご利用頂く場合には、当該ページを是非一読して頂きますようお願い致します。

 

『「所定労働時間(所定始業時刻・所定終業時刻、所定休憩時間)」の入力』につきまして

上記Ⅱでご紹介させて頂きました『「所定労働時間(所定始業時刻・所定終業時刻、所定休憩時間)」の入力』は、
「勤怠管理簿」シートでの「勤怠時刻、休憩時間」の自動入力にとって必要となる前提入力であることから、

当該入力につきましては、「勤怠管理簿」シートへの入力を行う前に、事前入力して頂ますようお願い致します。

 

『「週単位の時間外労働時間」の把握に必要となる情報の入力』について

『「週単位の時間外労働時間」の把握に必要となる情報の入力』である

  • Ⅲ-1: 「1週間あたりの法定労働時間」の入力
  • Ⅲ-2: 「前月からの繰越労働時間」の入力
  • Ⅲ-3: 「前月からの繰越時間外労働時間」の入力

につきましては、「週単位の時間外労働時間の自動計算」を行うために必要となる前提事項となるため、
これらの入力につきましては、(入力の必要がある場合には)必ず「設定」シートで入力をして頂くことが必要となります。

ただし、これらの入力につきましては、
「週単位の時間外労働時間の自動計算」にとって必要となる入力事項であるため、
「勤怠管理簿」シートへの「勤怠状況」「勤怠時刻・時間」等の入力を行った後に、事後的に入力して頂いても結構です。

 

『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の日数」の選択入力』につきまして

上記Ⅳでご紹介させて頂きました『「給与計算対象期間(勤怠時間の集計対象期間)の日数」の選択入力』につきましても、「週単位の時間外労働時間の自動計算」を行うために必要となる前提事項となるため、
必ず「設定」シートで選択入力をして頂くことが必要となります。

また、この入力につきましても、
「週単位の時間外労働時間の自動計算」にとって必要となる入力事項であるため、
「勤怠管理簿」シートへの「勤怠状況」「勤怠時刻・時間」等の入力を行った後に、事後的に入力して頂いても結構です。

 

『「翌月の初日」が「法定休日」に該当するかどうかの選択入力』について

上記Ⅴでご紹介させて頂きました『「翌月の初日」が「法定休日」に該当するかどうかの選択入力』につきましても、「勤怠管理簿」シートでの「最終日の時間外労働時間・深夜労働時間・法定休日労働時間・法定休日深夜労働時間の自動計算」を行うために必要となる前提事項となるため、
必ず「設定」シートで選択入力をして頂くことが必要となります。

また、この入力は、
「勤怠管理簿」シートでの「最終日の時間外労働時間・深夜労働時間・法定休日労働時間・法定休日深夜労働時間の自動計算」を行うために必要となる入力事項であるため、
「勤怠管理簿」シートへの「勤怠状況」「勤怠時刻・時間」等の入力を行った後に、事後的に入力して頂いても結構です。