ここでは、弊会計事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』の『「集計補助」シートで行われる自動計算の内容』について、以下の項目に従い、ご紹介させて頂きます。
「集計補助」シートで行われる自動計算項目
「集計補助」シートでは、以下の項目についての自動計算が行われます。
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１-１：「週単位の時間外労働時間」の自動集計計算 １-２：『「翌月の勤怠管理」に繰り越すことが必要となる「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」』の自動集計計算 ２ ：「有給休暇（消化）時間」の自動集計計算 ３ ：『「勤怠」欄で「選択された項目」』の「回数」「勤務時間」の自動集計 |
Ⅰ-１：「週単位の時間外労働時間」の自動計算の内容
１、『「週単位の時間外労働時間」の計算の必要性』と「集計補助」シート
「勤怠管理」におきましては、
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・１日の労働時間が８時間を超える場合（１日単位の法定労働時間） 「その超えた労働時間」を「時間外労働時間」として把握することが必要となります。 |
そして上記のうち「１週間単位の時間外労働時間」を算定するためには、
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「１週単位の労働時間」から
差引計算することが必要となります。 |
当該『Excel「勤怠管理簿」』の「集計補助」シートの【Ⅰ：１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】では、
結果として「１週間単位の時間外労働時間」を自動計算しております。 |
２、「勤怠管理簿」シート、「設定」シートからの各種時間の自動転記
以下におきましては、「週単位の時間外労働時間」の把握計算の計算要素となる「週単位の労働時間」「週に含まれる（日単位）時間外労働時間」「週単位の法定労働時間」の
- 「勤怠管理簿」シートからの自動転記、
- 「設定」シートからの自動転記の内容についてご紹介させて頂きます。
１）「週単位の労働時間」の自動集計転記
「勤怠管理簿」シートでは、
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・「週単位の勤務時間」（非表示※）から 「週単位 労働時間」欄（非表示※）にて「週単位の労働時間」を自動集計しております。 ※なお、これらの計算過程につきましては「勤怠管理簿」シートでは非表示となっております。 |
「集計補助」シートの【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】では、
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この「勤怠管理簿」シートで自動計算された「週単位の労働時間」が、 「労働時間集計」欄に自動転記されます。 |
２）「１週間単位の法定労働時間」の自動転記
「集計補助」シートの【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の「１週間単位の法定労働時間」欄には、
| 「設定」シートの【１週間あたりの法定労働時間】に入力された「法定労働時間」が、自動転記されます。 |
３）「（日単位）時間外労働時間」の自動集計転記
「勤怠管理簿」シートでは、
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・「勤怠管理簿」シートに入力された「始業時刻」「終業時刻」「休憩時間」 「（日単位）時間外労働時間」が自動計算されます。 |
「集計補助」シートの【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】では、
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この「勤怠管理簿」シートで自動計算された「（日単位）時間外労働時間」が、 各週ごとに自動集計され「日単位 時間外労働時間」欄に自動集計転記されます。 |
３、給与計算対象期間での「週単位の時間外労働時間」の合計計算
１）「各週の時間外労働時間」の自動計算
【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の「週単位時間外労働時間」欄（下図④）では、
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①自動集計転記された「１週単位の労働時間」から ②自動転記された「１週間単位の法定労働時間（４０時間又は４４時間）」及び ④「各週における時間外労働時間」が自動計算されます。 |
２）給与計算対象期間での「週単位の時間外労働時間」の合計計算
【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】の「当月の週単位の残業時間」欄では、
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上記１）で自動計算された「各週における時間外労働時間」が給与計算対象期間で自動合計され、 『「当月の給与計算対象期間」における「週単位の時間外労働時間」』が自動計算されます。 |
『「勤怠管理簿」の種類』による合計計算の違い
上記でご紹介させて頂きました、『「給与計算対象期間」における「各週の時間外労働時間」の（自動）合計計算』は、
給与計算対象期間の「５週目」が「１週間（７日）となるか」「１週間（７日）未満となるか」により、
- １週目から５週目までの「時間外労働時間」が合計計算されるか
- １週目から４週目までの「時間外労働時間」が合計計算されるか
の違いが出てきます。
以下では、この合計計算の違いにつき、具体的にご紹介させて頂きます。
① 「勤怠管理簿【週初日】」から「勤怠管理簿【週４日目】」
「勤怠管理簿【週初日】」から「勤怠管理簿【週４日目】」までをご利用の場合には、
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『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「４週目の時間外労働時間」』が |
② 「勤怠管理簿【週５日目】」
「勤怠管理簿【週５日目】」をご利用の場合であり、
ⅰ） 給与計算対象期間が「３１日の場合」には、
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『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日間」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「５週目の時間外労働時間」』が |
ⅱ） 給与計算対象期間が「３０日～２８日の場合」には、
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『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「４週目の時間外労働時間」』が |
③ 「勤怠管理簿【週６日目】」
「勤怠管理簿【週６日目】」をご利用の場合であり、
ⅰ） 給与計算対象期間が「３１日～３０日の場合」には、
|
『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日間」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「５週目の時間外労働時間」』が |
ⅱ） 給与計算対象期間が「２９日～２８日の場合」には、
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『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「４週目の時間外労働時間」』が |
④ 「勤怠管理簿【週７日目】」
「勤怠管理簿【週７日目】」をご利用の場合であり、
ⅰ） 給与計算対象期間が「３１日～２９日の場合」には、
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『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日間」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「５週目の時間外労働時間」』が |
ⅱ） 給与計算対象期間が「２８日の場合」には、
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『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 『「１週目の時間外労働時間」～「４週目の時間外労働時間」』が |
３）「勤怠管理簿」シートへの自動転記
「集計補助」シートで自動計算された『「当月の給与計算対象期間」における「週単位の時間外労働時間」』は、
| 「勤怠管理簿」シートの上部の「週単位の時間外労働時間」欄に自動転記されます。 |
Ⅱ-２：翌月に繰り越す「労働時間」「日単位時間外労働時間」の自動集計の内容
１、「翌月への繰越労働時間」「翌月への繰越時間外労働時間」の自動集計
| 「当月の給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」の「最終週」が ・「当月の給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」と ・「翌月の給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」とに跨る場合には、 |
「翌月の給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」の『「１週目」の「週単位の時間外労働時間」』を計算するために、
|
「当月の給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」の「最終週」の 「翌月の給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」に繰り越すことが必要となります。 |
このため、「集計補助」シートでは、
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・「翌月への繰越労働時間」欄で「翌月に繰り越すべき最終週の労働時間」 自動集計しております。 |
『「勤怠管理簿」の種類』による集計計算の違い
上記でご紹介させて頂きました、『「翌月の給与計算対象期間」に繰り越す「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」の（自動）集計計算』は、
給与計算対象期間の『最終週（「５週目」又は「６週目」）』が「１週間（７日）となるか」「１週間（７日）未満となるか」により、
- ６週目の「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」が集計計算されるか
- ５週目の「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」が集計計算されるか
- ４週目の「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」が集計計算されるか
の違いが出てきます。
以下では、この集計計算の違いにつき、具体的にご紹介させて頂きます。
①「勤怠管理簿【週初日】」から「勤怠管理簿【週４日目】」
「勤怠管理簿【週初日】」から「勤怠管理簿【週４日目】」までをご利用の場合には、
|
『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 ・「５週目の労働時間」が「翌月に繰り越すべき労働時間」として、 |
② 「勤怠管理簿【週５日目】」
「勤怠管理簿【週５日目】」をご利用の場合であり、
ⅰ） 給与計算対象期間が「３１日の場合」には、
|
『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日」となるため、 ・「翌月に繰り越すべき労働時間」は「ゼロ」、 |
ⅱ） 給与計算対象期間が「３０日～２８日の場合」には、
|
『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 ・「５週目の労働時間」が「翌月に繰り越すべき労働時間」として、 |
③ 「勤怠管理簿【週６日目】」
「勤怠管理簿【週６日目】」をご利用の場合であり、
ⅰ） 給与計算対象期間が「３１日の場合」には、
|
『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日」、 ・「６週目の労働時間」が「翌月に繰り越すべき労働時間」として、 |
ⅱ） 給与計算対象期間が「３０日の場合」には、
|
『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日」となるため、 ・「翌月に繰り越すべき労働時間」は「ゼロ」、 |
ⅲ） 給与計算対象期間が「２９日～２８日の場合」には、
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『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 ・「５週目の労働時間」が「翌月に繰り越すべき労働時間」として、 |
④ 「勤怠管理簿【週７日目】」
「勤怠管理簿【週７日目】」をご利用の場合であり、
ⅰ） 給与計算対象期間が「３１日～３０日の場合」には、
|
『５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日」、 ・「６週目の労働時間」が「翌月に繰り越すべき労働時間」として、 |
ⅱ） 給与計算対象期間が「２９日の場合」には、
|
『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日」となるため、 ・「翌月に繰り越すべき労働時間」は「ゼロ」、 |
ⅲ） 給与計算対象期間が「２８日の場合」には、
|
『最終週である５週目の「週単位の労働時間等の集計対象期間」』が「７日未満」となるため、 ・「５週目の労働時間」が「翌月に繰り越すべき労働時間」として、 |
Ⅱ：「有給休暇の消化時間」の自動集計の内容
１、「有給休暇の消化時間」の自動合計
「集計補助」シートにおける【Ⅱ 有給休暇時間の集計】の「有給時間」欄では、
|
・「１日有給休暇の消化時間」と 「有給休暇の消化時間」が自動計算されます。 |
２、「１日有給休暇の消化時間」の自動集計
「１日有給休暇の消化時間」は、
| 「１日有給休暇の消化日数」に「所定労働時間」を乗じて計算されます。 |
１日有給休暇の消化日数
- 「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄で『「１日有給」が選択された「日数」』が自動カウントされます。
- なお「１日有給休暇の消化日数」は、「集計補助」シートにおける【Ⅱ 有給休暇時間の集計】の「１日有給の日数」欄に転記されます。
所定労働時間
- 「設定」シートで計算された「所定労働時間」が自動計算に利用されます。
３、「部分有給休暇の消化時間」の自動計算
「部分有給休暇の消化時間」は、
|
・①「部分有給休暇日における所定労働時間」から ・②「部分有給休暇日における労働時間」を差引いて自動計算されます。 |
① 部分休暇日における所定労働時間
| 「部分有給休暇の回数」に「所定労働時間」を乗じて計算されます。 |
「部分有給休暇の回数」は、
- 「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄で『「部分有給」が選択された「回数」』が自動カウントされます。
- なお「部分有給休暇の回数」は、「集計補助」シートにおける【Ⅱ 有給休暇時間の集計】の「部分有給の回数」欄に転記されます。
「所定労働時間」は、
- 「設定」シートで計算された「所定労働時間」が自動計算に利用されます。
② 部分有給休暇日における労働時間
| 「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄で『「部分有給」が選択された日』の「勤務時間」が自動集計されます。 |
なお「部分有給休暇日における労働時間」は、「集計補助」シートにおける【Ⅱ 有給休暇時間の集計】の「部分有給の労働時間」欄に転記されます。
’ 「注意表示」につきまして ’
「部分有給休暇日」におきまして、「部分有給休暇日における労働時間」が「部分有給休暇日における所定労働時間」を超えている場合には、
| 『「部分有給」のうち「所定労働時間を超えるもの」があります。ご確認下さい。』 |
という注意表示がなされます。
Ⅲ：『「勤怠」欄で「選択された項目」』の「回数」「勤務時間」の集計
「集計補助」シートの【Ⅲ 追加設定項目の集計】では、
| 『「勤怠管理簿」シートの「勤怠」欄（「出勤/欠勤」欄、「始業」欄、「終業」欄、「法定休日等」欄）で「選択された項目」』の ・給与計算対象期間における「選択回数」 ・給与計算対象期間における「勤務時間」が自動集計されます。 |
なお、「設定」シートにおいて「追加設定した項目」におきましても、「選択回数」及び「勤務時間」が当該箇所で自動集計されます。
『「勤怠管理簿」シートの「勤怠」欄に「選択入力された項目」』の主要なものにつきましては、
「勤怠管理簿」シートの上部に「選択された日数」等が集計表示されますが、
ここでは、「それら以外の項目」や「追加設定した項目」も合わせて補助的に集計表示しております。
税理士事務所・会計事務所からのPOINT
ここでは、弊税理士事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』の「集計補助」シートで行われる
- 「週単位の時間外労働時間」の自動集計計算
- 『「翌月の勤怠管理」に繰り越すことが必要となる「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」』の自動集計計算
- 「有給休暇（消化）時間」の自動集計計算
- 『「勤怠」欄で「選択された項目」』の「回数」「勤務時間」の自動集計
の内容をご紹介させて頂いております。
弊会計事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』をご利用頂く場合には、当該ページを是非一読して頂きますようお願い致します。
（なお、『Excel「勤怠管理簿」』の配布は、『Excel「勤怠管理簿」の配布』で行っております。）
「週単位の時間外労働時間」の自動集計計算の特徴
当該『Excel「勤怠管理簿」』では、
「週単位の時間外労働時間」の自動計算にあたっては、
「集計補助」シートに【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】という自動計算表を設定して、
そこで自動計算される仕組みを採っております。
このページでは、
・「集計補助」シートの【１週間単位での労働時間と時間外労働の集計】で行われる自動計算の基本的な内容をご紹介させて頂くとともに、
・特に『「給与計算対象期間」における「各週の時間外労働時間」の合計計算』の内容につき詳しくご紹介させて頂いております。
なお、「勤怠管理簿【週２日目】」から「勤怠管理簿【週７日目】」をご利用頂く場合には、
（「当月の１週目の労働時間等の集計期間」が「前月」と「当月」を跨ぐ場合には、）
１週目の労働時間等の集計計算は、
【『「前月の最終週」の労働時間等』と『「当月の１週目」の労働時間等』との「合計時間」】とすることが必要となります。
この点につきましては、『「週単位の各種労働時間」の自動計算』の「Ⅳ：１週目の労働時間・（日単位）時間外労働時間の自動集計」にて、別途記載しておりますので、必要がある場合には、当該リンクページを一読して頂きますようお願い致します。
『翌月へ繰り越すべき「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」』の自動集計計算の特徴
『「当月の給与計算対象期間」の「最終週」』が「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」とに跨る場合には、
「翌月の１週目」における「労働時間の集計計算」「（日単位）時間外労働時間の集計計算」を適切に行うために、
『「当月の最終週」の「労働時間」「（日単位）時間外労働時間」』を集計することが必要となります。
当該ページにおきましては、
この「翌月に繰り越す労働時間」「翌月に繰り越す（日単位）時間外労働時間」を把握するために行われる「集計補助」シートでの自動計算の内容をご紹介させて頂いております。
なお、上記の集計計算では、「ご利用になる勤怠管理簿の種類」「給与計算対象期間の日数」により、「繰り越すべき労働時間等の集計対象」が異なったものとなりますので、
当該ページの「Ⅱ-２：翌月に繰り越す「労働時間」「日単位時間外労働時間」の自動集計の内容」でご紹介させて頂きました事項をご理解頂きますようお願い致します。
「有給休暇（消化）時間」の自動集計計算につきまして
2019年４月以降につきましては「有給休暇の消化」が義務化されたことに伴い、
毎月の勤怠管理を行う上でも「従業員の方の有給休暇の消化状況の把握・管理」が重要なものとなっております。
このため、弊税理士事務所が配布させて頂いております『Excel「勤怠管理簿」』におきましても、「従業員の方の有給休暇の消化時間」を計算するため、別途「集計補助」シートに有給休暇消化時間の自動計算欄を設けております。
『「勤怠」欄で「選択された項目」』の「回数」「勤務時間」の自動集計につきまして
『「勤怠管理簿」シートの「勤怠」欄に「選択入力された項目」』の主要なものにつきましては、
「勤怠管理簿」シートの上部に「選択された日数」等が集計表示されます。
ただし、
・上記の『「勤怠管理簿」シートに表示されない項目』や
・『「設定」シートで会社独自の「勤怠項目」を追加設定した項目』につきましても、
勤怠管理上把握することが必要な場合があると考えます。
このため、弊税理士事務所が配布する『Excel「勤怠管理簿」』におきましては、
別途「集計補助」シートの【Ⅲ 追加設定項目の集計】で、
『「勤怠管理簿」シートの「勤怠」欄（「出勤/欠勤」欄、「始業」欄、「終業」欄、「法定休日等」欄）で「選択された項目」』の「選択回数」及び「勤務時間」を自動集計しております。
