Excel「勤怠管理簿」の配布

• 『 Excel「勤怠管理簿」』の配布
• 「勤怠管理簿」の「構成」と「入力シート」
• 各シートのご説明
• 当該『 Excel「勤怠管理簿」』への入力手順

『 日々の「勤怠状況」及び「始業・終業時刻、休憩時間」』等を入力することにより、

給与計算に必要となる「法定時間外労働時間」「法定休日労働時間」「深夜労働時間」が自動的に計算されるものとなっております。

『 当月の給与計算対象期間の「初日」』が
『 当月１週目の労働時間等を集計する期間の「何日目」に該当するか？』によって、

「７つの勤怠管理簿」に分けて作成しております。

この点につきご紹介させて頂いております『  Excel「勤怠管理簿」の種類  』というページをご覧頂き、

『 実際の「１週目の労働時間等の集計期間」』に適合する『 Excel「勤怠管理簿」』をダウンロードして頂ますようお願い致します。

会社では、

・当該「勤怠管理簿（出勤簿）」を給与支払の都度作成し（ 労働基準法第108条 ）、

・『「労働基準法」等で定められている期間（５年間）』適切に保存しておくことが必要となります。（ 労働基準法第109条 ）

１） 「設定」シート

２） 「不変設定」シート　（このシートは「非表示」となっています。）

３） 「勤怠管理簿」シート

４） 「集計補助」シート

この内で「入力が必要となるシート」は、

「設定」シート

「勤怠管理簿」シート　のみとなります。

①　「氏名」の入力　

上記①の箇所には、勤怠管理の対象となる「従業員の氏名」を入力して下さい。

②　「所定労働時間」の入力　

上記②の箇所には、
　・「所定始業時刻」
　・「所定終業時刻」
　・「所定休憩時間」を入力して下さい。

③　「１週間単位の法定時間外労働時間」の自動計算に必要となる情報の入力　

　 １週間あたりの法定労働時間　

上記③の箇所には、会社（事業場）に適用される「１週間あたりの法定労働時間」を入力して下さい。
　・「一般の会社（事業場）」につきましては、「１週間あたりの法定労働時間」は４０時間となりますが、
　・「特例措置対象事業場」に該当する場合には、「１週間あたりの法定労働時間」は４４時間となります。

　 前月からの繰越労働時間　

上記③の箇所には、「前月から繰越すことが必要となる労働時間」を入力して下さい。

※なお、当該「前月から繰越すことが必要となる労働時間」は、
『「前月のExcel勤怠管理簿」の「勤怠管理簿」シート右上の「次月への繰越労働時間」欄 』に自動集計されています。

　 前月からの繰越時間外労働時間　

上記③の箇所には、「前月から繰越すことが必要となる１日単位の法定時間外労働時間」を入力して下さい。

※なお、当該「前月から繰越すことが必要となる１日単位の法定時間外労働」は、
『「前月のExcel勤怠管理簿」の「勤怠管理簿」シート右上の「次月への繰越時間外労働」欄 』に自動集計されています。

④　「給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）」における「日数」の選択入力　

上記④の箇所には、『「給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）の「日数」』を選択入力して下さい。

⑤　「翌月の初日が法定休日に該当するかどうか」の選択入力　

上記⑤の箇所には、『「翌月の給与計算対象期間の初日」が「法定休日」に該当するかどうか 』の選択入力を行って下さい。
　・「翌月の初日」が「法定休日」に該当する場合には、「法定休日に該当する」を選択し、
　・「翌月の初日」が「法定休日」に該当しない場合には、「法定休日に該当しない」を選択して下さい。

⑥　勤怠管理簿における「出勤/欠勤」「始業」「終業」「法定休日等」欄の追加設定　

「勤怠管理簿」シートの「出勤/欠勤」欄に初期設定される項目（出勤・休日出勤・振替出勤・欠勤・振替休日・１日有給・部分有給）以外に追加表示させたい項目がある場合には、上記⑥に追加入力して下さい。

「勤怠管理簿」シートの「始業」欄に初期設定される項目（早出・遅刻・遅出）以外に追加表示させたい項目がある場合には、上記⑥に追加入力して下さい。

「勤怠管理簿」シートの「終業」欄に初期設定される項目（早退・残業）以外に追加表示させたい項目がある場合には、上記⑥に追加入力して下さい。

「勤怠管理簿」シートの「法定休日等」欄に初期設定される項目（法定休日）以外に追加表示させたい項目がある場合には、上記⑥に追加入力して下さい。

　・「１日単位の法定労働時間（８時間）」

　・「深夜労働時刻帯（２２時～５時又は２９時）」

　・「暦日時間（２４時間）」が記載されておりますが、

これらの時間につきましては、基本的に変更する必要がない時間となりますので、

当該「不変設定」シートは、ダウンロード時には「非表示」となっております。

上記①には『 給与計算対象期間の「日付」』を、

上記②には『 日々の「勤怠状況」』を、

上記③には『 日々の「始業・終業時刻、休憩時間」』を入力して頂くことが必要となります。
（ただし、「定時始業時刻」「定時終業時刻」「定時休憩時間」の場合には、当該箇所への入力は不要となります。）

上記④の箇所は、『 日々の「勤怠時間」』が自動計算される箇所となり、

上記⑤の箇所は、『 給与計算対象期間における「勤怠状況の結果」「勤怠時間の結果」』が自動集計される箇所となり、

上記⑥の箇所は、『 次月の勤怠管理簿に繰越すことが必要となる「繰越労働時間等」』が自動表示される箇所となるため、

「勤怠管理簿」シートの「上記 ④ から ⑥ の箇所」につきましては、「入力が不要となる箇所」になります。

①　「日付」の入力　

上記①の箇所には、『 給与計算対象期間（勤怠時間の集計対象期間）における「各日付」』を入力して下さい。

②　「勤怠状況」及び「法定休日」の選択入力　

　上記②の「出勤/欠勤」欄には、
　　 『「出勤、休日出勤、振替出勤、欠勤、振替休日、１日有給、部分有給」等の出勤・欠勤状況 』を選択入力して下さい。

・「始業時刻」が早出、遅刻、遅出等の所定始業時刻と異なる場合には、
　上記②の「始業」欄に『「早出、遅刻、遅出」等の始業状況 』を選択入力して下さい。

・「終業時刻」が早退、残業等の所定終業時刻と異なる場合には、
　上記②の「終業」欄に『「早退、残業」等の終業状況 』を選択入力して下さい。

・『「法定休日」に当たる日 』には、
　上記②の「法定休日等」欄に「法定休日」を（選択）入力して下さい。

③　「勤怠時刻＆休憩時間（「始業時刻」「終業時刻」「休憩時間」）」の入力　

　 「始業時刻」欄への「始業時刻」の入力　

・上記②の「出勤/欠勤」欄で「出勤、休日出勤、振替出勤」が選択入力された場合、
当該「始業時刻」欄には『「設定」シートで事前に設定した「所定始業時刻」』が自動入力されますが、

・上記②の「始業」欄で「早出、遅刻、遅出」が選択入力された場合には、
「始業時刻」欄が「要入力」というものに変更されますので、この場合には上記③の「始業時刻」欄に「実際の始業時刻」を入力して下さい。

　 「終業時刻」欄への「終業時刻」の入力　

・上記②の「出勤/欠勤」欄で「出勤、休日出勤、振替出勤」が選択入力された場合、
当該「終業時刻」欄には『「設定」シートで事前に設定した「所定終業時刻」』が自動入力されますが、

・上記②の「終業」欄で「早退、残業」が入力された場合には、
「終業時刻」欄が「要入力」というものに変更されますので、この場合には上記③の「終業時刻」欄に「実際の終業時刻」を入力して下さい。

　 「通常時間帯（深夜時間帯等以外）」における「休憩時間」の入力　

・上記②の「出勤/欠勤」欄で「出勤、休日出勤、振替出勤」が選択入力された場合、
当該「休憩時間（５時～２２時）」欄には『「設定」シートで事前に設定した「所定休憩時間」』が自動入力されますが、

・「通常時間帯（５時～２２時の間）の休憩時間」が「所定休憩時間」以外である場合には、
上記③の「休憩時間（５時～２２時）」欄には「実際の休憩時間」を入力して下さい。

　 「深夜時間帯」＆「翌日５時（29時）以降」における「休憩時間」の入力　

以下の時間帯において「労働が行われ」かつ「その時間帯に休憩した時間がある場合」には、上記③の「それぞれの時間帯の休憩時間」欄に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

・「０時～５時の間」に休憩時間がある場合には、上記③の「深夜時間帯休憩（０時～５時）」欄に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

・「２２時～２４時の間」に休憩時間がある場合には、上記③の「深夜時間帯休憩（２２時～２４時）」欄に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

・「２４時～２９時（翌日５時）の間」に休憩時間がある場合には、上記③の「深夜時間帯休憩（２４時～２９時）」欄に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

・「２９時（翌日５時）～翌日の所定労働時間までの間」に休憩時間がある場合には、上記③の「休憩時間（２９時以降）」欄に「実際の休憩時間」を入力して下さい。

参考入力：　「勤怠管理簿」シート上部の【 結果表示 】箇所の「要出勤日数欄」の入力　

「勤怠管理簿」シート上部の上記⑤の【 結果表示 】箇所おきましては、「要出勤日数」欄を設けておりますので、

「勤怠管理簿」シートで「要出勤日数（所定出勤日数）」を表示しようとする場合には、
当該箇所に『 給与計算対象期間における「要出勤日数（所定出勤日数）」』を入力して下さい。

「勤怠管理簿」シートへの入力は、

まず、「 上記①の入力 」及び『 上記②の入力のうち「法定休日の入力」』^※を行い、

その後に「上記②の入力（「法定休日の入力」は除く）」や「上記③の入力」を行って頂くことを想定しております。

※  「法定休日等」欄への『「法定休日」の入力 』につきまして　

・「法定休日」が「会社の就業規則等」において予め定められている場合には、
　  上記のように『「勤怠状況」や「勤怠時刻等」の入力 』に先立って、
　『 当該欄への「法定休日」の入力 』を行うことができますが、

・「法定休日」が「会社の就業規則等」において予め定められていない場合には、
　『「勤怠状況」や「勤怠時刻等」の入力 』が行われた後にしか、
　『 当該欄への「法定休日」の入力 』を行うことはできませんので、この点ご留意下さい。

　  上記①の入力

　  上記②の入力のうちの『「法定休日等」欄への「法定休日の入力」』につきましては、

「給与計算担当者等」に行って頂くことを想定しており、

　  上記②の入力（『「法定休日等」欄への「法定休日の入力」』は除く）

　  上記③の入力につきましては、

（会社で確認を行うことを前提に）「勤怠管理対象者である従業員の方」自身で行って頂くことを想定しております。
（当然、「給与計算担当者等」が行って頂いても結構です。）

④　日々の「勤務時間（労働時間）」「各種労働時間」の自動計算　

日々の「勤務時間（労働時間）」「１日単位の法定時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「法定休日深夜労働時間」が上記④の箇所で自動計算されます。

⑤　給与計算対象期間における「勤怠状況の結果」「勤怠時間の結果」の自動集計表示　

• 給与計算対象期間における「出勤日数」「休日出勤日数」「欠勤日数」「遅刻日数」「早退日数」の「勤怠状況の結果」が上記⑤の箇所で自動集計表示されます。
• 給与計算対象期間における「有給消化時間」が上記⑤の箇所で自動集計表示されます。
• 給与計算対象期間における「勤務時間（労働時間）」「法定時間外労働時間」「深夜労働時間」「法定休日労働時間」「法定休日深夜労働時間」の「勤怠時間の結果」が上記⑤の箇所で自動集計表示されます。

⑥　「翌月の勤怠管理簿」に繰り越すことが必要な「労働時間」＆「１日単位の法定時間外労働時間」の自動集計表示　

　 「次月への繰越労働時間」の自動集計　

「１週間単位の法定時間外労働時間」を計算するためには、
その計算要素となる『 １週間あたりの「労働時間」』を集計することが必要となり、

この『 １週間あたりの「労働時間」』を集計する場合に、
「当月の最終週」が「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐようなケースでは、
『 当月最終週における「労働時間」』を『 翌月１週目の「労働時間の集計計算」』に繰越すことが必要となるため、

この 翌月へ繰越すことが必要となる『 当月最終週における「労働時間」』が、
「勤怠管理簿」シート右上の「次月への繰越労働時間」欄に自動集計表示されます。

※  なお、この「繰越労働時間」は、『「翌月の勤怠管理簿」の「設定」シート 』に入力することが必要となります。 （ 上記Ⅲの『「設定」シートへの入力事項③ 』）

　 「次月への繰越時間外労働時間」の自動集計　

「１週間単位の法定時間外労働時間」を計算するためには、
その計算要素となる『 １週間に含まれる「１日単位の法定時間外労働時間」』を集計することが必要となり、

この『 １週間に含まれる「１日単位の法定時間外労働時間」』を集計する場合に、
「当月の最終週」が『「当月の給与計算対象期間」と「翌月の給与計算対象期間」を跨ぐようなケースでは、
『 当月最終週における「１日単位の法定時間外労働時間」』を『 翌月１週目の「１日単位の法定時間外労働時間の集計計算」』に繰越すことが必要となるため、

この翌月へ繰越すことが必要となる『 当月最終週における「１日単位の法定時間外労働時間」』が、
「勤怠管理簿」シート右上の「次月への繰越時間外労働時間」欄に自動集計表示されます。

※  なお、この「繰越時間外労働時間」は、『「翌月の勤怠管理簿」の「設定」シート 』に入力することが必要となります。 （ 上記Ⅲの『「設定」シートへの入力事項③ 』）

①　「１週単位の法定時間外労働時間」が自動計算されます。

②　「有給休暇の消化時間」が自動計算されます。

③　「勤怠管理簿」シートの『「勤怠」欄で「選択された勤怠項目」』の「選択回数や時間」が自動カウントされます。

（具体的には）
　・「勤怠管理簿」シートの『「出勤/欠勤」欄で「選択された項目」』の「選択回数・時間」
　・「勤怠管理簿」シートの『「始業」欄で「選択された項目」』の「選択回数・時間」
　・「勤怠管理簿」シートの『「終業」欄で「選択された項目」』の「選択回数・時間」
　・「勤怠管理簿」シートの『「法定休日等」欄で「選択された項目」』の「選択回数・時間」が自動カウントされます。

なお、上記Ⅱ-2-(2)でもご紹介させて頂きましたが、「集計補助」シートには、

『「設定」シートや「勤怠管理簿」シートに入力された項目・時間等 』が自動転記、自動集計されることから、「集計補助」シート自体への入力は不要となります。

『 給与計算対象期間における「初日」』が
『１週目の労働時間を集計する期間の「何日目から始まるか」』をご確認頂き、

７種類の『 Excel「勤怠管理簿」』から、それに適合する「勤怠管理簿」をダウンロードします。

「設定」シートに、

『 勤怠管理の対象となる「従業員の氏名」』以外の

「前月からの繰越労働時間」「前月からの繰越時間外労働時間」以外の

「項目」を入力します。

（なお「法定休日」が予め規定されていない場合には、『「翌月の初日が法定休日に該当するかどうか」の入力 』もこの段階では入力できない可能性があります。）

「勤怠管理簿」シートに、

事前入力項目である「日付」「法定休日」「要出勤日数（必要な場合）」を入力します。

（なお「法定休日」が予め規定されていない場合には、「法定休日の入力」は事前入力ではなく事後入力が必要となります。）

上記Step３までの入力が完了した段階で、

『 Excel「勤怠管理簿」』をコピーし、「勤怠管理対象者の人数分」複製します。

複製した『 Excel「勤怠管理簿」』の「設定」シートに、

『 勤怠管理の対象となる「従業員の氏名」』

  その従業員についての「前月からの繰越労働時間」「前月からの繰越時間外労働時間」を入力し、

「それぞれの従業員」に『 Excel「勤怠管理簿」』を配布します。

配布された『 Excel「勤怠管理簿」』の「勤怠管理簿」シートに、

『 日々の「勤怠状況」』や『 日々の「始業・終業時刻、休憩時間」』を入力します。

▶  なお、『「勤怠管理簿」シートへの「上記の事項の入力方法」』につきましては『 「勤怠管理簿」シートへの「勤怠状況、勤怠時刻・休憩時間」の入力方法 』というページをご参照下さい。

給与計算対象期間における上記Step５の入力が完了した段階で、

・「従業員の方」から『 Excel「勤怠管理簿」』を回収し、

・「勤怠管理簿」シートに入力された『 日々の「勤怠状況」』や『 日々の「始業・終業時刻、休憩時間」』を
　「タイムカード」などの「勤怠資料」と突き合わせるなどにより確認し、

最終的に、
「勤怠管理簿」シート上部の【 結果表示 】箇所に表示される「勤怠日数や勤怠時間」を把握します。

それぞれの従業員の１週間又は４週間における「休日の取得状況」を把握した後に、
従業員ごとに「１週間に１日の休日」又は「４週間に４日の休日」が確保されているか否かを確認し、
『「勤怠管理簿」シートの「法定休日等」欄 』に「法定休日」を事後的に入力します。

また、「設定」シートの『「翌月の初日が法定休日に該当するかどうか」の入力 』が未了の場合には、
当該箇所に『「翌月の初日が法定休日に該当するかどうか」の入力 』も事後的に行います。